Adatkezelési tájékoztató

ÁLTALÁNOS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEK

(ÁSZF)

Érvényes 2022. 07. 01-től

Ez a dokumentum az Ügyfél és a Könyvelő közötti együttműködés kereteit rögzíti. Az itt szereplő „szerződés” alatt minden esetben az Ügyfél és a Könyvelő közötti szerződést, illetve annak szereplőit (Ügyfél, Könyvelő, illetve együttesen Felek) kell érteni.

 

Könyvelő nevesítve:

Könyvelő cég:                              ADHATO Tax & Account Kft

Címe:                                                2600 Vác, Vág utca 35. fsz. 2.

Képviselő neve:                           Kis-Vén Valéria

Cégjegyzékszáma:                     13-09-222023

Adószáma:                                     32052549-2-13

 

Az ÁSZF célja: 

• a Felek ugyanazt értsék az egyes szolgáltatások, dokumentumok és eljárások alatt.

• az Ügyfél tájékoztatása azokról a szolgáltatásokról, amelyeket a Könyvelő az Ügyfél számára az együttműködés keretében nyújtani képes és szándékozik.

• az Ügyfél tájékoztatása azokról a kötelező vagy lehetséges tevékenységekről, amelyeket a Könyvelő – jogszabályi előírások, speciális információigény vagy megfelelő szakképesítés miatt – nem vállal, s így azokról a kötelezettségekről az Ügyfélnek saját magának kell gondoskodnia.

• az Ügyfél általános képet kapjon egy vállalkozás működésével kapcsolatosan felmerülő kérdésekről, ezzel erősítheti saját vállalkozása hatékonyabb működését is.

• az Ügyfél tájékoztatása az Felek között alkalmazandó eljárásokban, kommunikációban.

 

Egy vállalkozás csak akkor képes jelentős gazdasági sikereket elérni, ha annak vezetése (tulajdonos, ügyvezetés) a szakmai tudásán, a befektetett tőkén kívül bizonyos mértékű gazdasági (számviteli, adózási, vezetéstechnikai) alapismerettel rendelkezik. A Könyvelő elkötelezett a mellett, hogy partnerei számára a szerződéses szolgáltatásán kívül minél több olyan tudást is átadjon, amely elősegítheti az Ügyfél eredményesebb gazdálkodását.

Az együttműködés kereteit a polgári jog határozza meg.

A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény hatálybalépésével összefüggő átmeneti és felhatalmazó rendelkezésekről szóló 2013. évi CLXXVII. törvény 50. § (1) szerint:

„Ha e törvény eltérően nem rendelkezik, a Ptk. hatálybalépésekor fennálló kötelmekkel kapcsolatos, a Ptk. hatálybalépését követően keletkezett tényekre, megtett jognyilatkozatokra – ideértve az e tények, illetve jognyilatkozatok által keletkeztetett újabb kötelmeket is – a Ptk. hatálybalépése előtt hatályos jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni.”

Ez alapján – azokban a szerződéses viszonyokban, amelyek a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény [a továbbiakban: új Ptk.] életbelépése, azaz 2014. március 15. előtt keletkeztek, továbbra is a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény [a továbbiakban: régi Ptk.] előírásai az irányadók.

A szerződéskötést megelőzően a Könyvelő az ÁSZF-et és a szerződést az Ügyfél számára hozzáférhetővé teszi. Az együttműködést megelőzően és az alatt a Könyvelő az Ügyfél részére minden lényeges kérdésben megadja a szükséges tájékoztatást.

 

KÖNYVVITELI SZOLGÁLTATÁS

1. A könyvviteli szolgáltatás tartalma
   • Az Ügyfél megbízza a Könyvelőt a mindenkor hatályos és érvényben lévő számvitelről szóló jogszabályok vonatkozó részeiben rögzített könyvviteli szolgáltatások közül a jelen ÁSZF-ben rögzített feladatok ellátásával, ezeknek a munkáknak az irányításával, vezetésével. A szerződés aláírásakor a törvényi hátteret a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.), illetve a számvitelről szóló egyéb jogszabályok írják elő.
   • A szerződés kezdete a szerződésben meghatározott időpontot követően az Ügyfélnél keletkezett, az szerinti dokumentumok és bizonylatok feldolgozását jelenti.
   • A könyvelési munkák alatt mindkét Fél a következő feladatok elvégzését érti:

• A befektetett eszközök folyamatos analitikus és főkönyvi nyilvántartása.
• A készletek – az Ügyfél számviteli politikájában előírt módon történő – főkönyvi könyvelése az Ügyfél analitikus nyilvántartásai, illetve adott időpontra vonatkozó leltárak, feladások alapján.
• A követelések, az értékpapírok, a pénzeszközök, a saját tőke, a kötelezettségek és az időbeli elhatárolások folyamatos főkönyvi nyilvántartása.
• A költség (ráfordítás) és a bevételi főkönyvi számlák folyamatos vezetése.
• Az előírt analitikus nyilvántartások közül a főkönyvi rendszerhez tartozó, annak szerves részét képező analitikák vezetése.
• A vállalkozás eredményének az ügyfél által igényelt rendszerességgel, a rendelkezésre bocsátott dokumentumok alapján történő meghatározása.
• Az éves beszámolónak a jogszabályi megfeleléshez, illetve a tulajdonosi elfogadáshoz szükséges határidőre történő elkészítése.
• Az Ügyfél kívánsága szerinti fordulónappal közbenső mérleg vagy évközi beszámoló összeállítása.
• Az adózással kapcsolatos jogszabályokban előírt adatbejelentési kötelezettségek teljesítése – csak és kizárólag a rendelkezésre bocsátott dokumentumok, iratok, hiteles másolatok, illetve az Ügyfél írásbeli nyilatkozatai alapján.
• Azoknak az adózással kapcsolatos jogszabályokban előírt bevallásoknak az időbeni összeállítása és az Ügyféltől kapott felhatalmazás alapján történő beküldése, amelyek az elkészített könyvelés output-adatain alapulnak.
• Időszakonkénti információs anyagok összeállítása, kiadása azokról az – Ügyfél szakmai jellegű feladatain kívüli – adatokról, kötelezettségekről, jogszabályi változásokról, amelyek az Ügyfél gazdasági döntéshozatalát segíthetik.
• Az Ügyfél gazdasági életével kapcsolatos folyamatok támogatása figyelemfelhívások, konzultációk és írásos anyagok segítésével – abban az esetben, ha erre az Ügyfél igényt tart.
• Az Ügyfél számára – a jogszabály által kötelező jellegű és a működéséhez ajánlott – szabályzatok összeállításához, módosításához szakmai segítségnyújtás.

 

1.4 E pont tartalmazza azokat a teendőket, normákat, amelyek az Ügyfél feladatkörébe tartoznak. Az alábbi felsorolás tájékoztató jellegű. A vállalkozások sokszínűsége kizárja a teljességet. A felsorolás nem tartalmazza azokat a kompetenciákat, amelyek az Ügyfél vállalkozásának szakmai jellegéből erednek. A Könyvelő a szerződés aláírása előtt felhívja az Ügyfél figyelmét  a könyvviteli szolgáltatás tartalmára és az azon kívüli feladatokra. Amennyiben az Ügyfélnek van az ÁSZF-ben felsorolt feladatokkal kapcsolatosan további kérdése, a Könyvelő szóban tájékoztatja az Ügyfelet e feladatok, illetve az ezekből eredő jogok és kötelezettségek tartalmáról. A Felek ezt követően megállapodnak abban, hogy az alább felsorolt feladatok közül mely feladatokban és milyen mértékben tud a Könyvelő az Ügyfélnek szolgáltatást vagy támogatást nyújtani. Azok a feladatok, amelyek az ÁSZF szerint nem tartoznak a könyvelés hatókörébe, de a Felek megállapodnak abban, hogy azt mégis a Könyvelő látja el, a könyvelésre vonatkozó szerződés (Szerződés könyvvezetési és bérszámfejtési munkákra) 1.2 pontjában „Az ÁSZF-ben megfogalmazottaktól eltérő kötelezettségvállalások” megjelöléssel szerepelnek.

Annak ellenére, hogy az alábbi feladatok az Ügyfél feladatkörébe tartoznak, a Könyvelő – széles alapon álló vállalkozási ismeretei jóvoltából, de a szerződéses kötelezettségi körén kívül – felhívhatja a figyelmet az általa észlelt nem megfelelő eljárásokra, az elmaradásokra, illetve ezek következményeire.

 

• Cégjogi jellegű feladatok
• Az Ügyfél cégjogi és kamarai ügyeinek nyilvántartása és intézése.
• Az Ügyfél működésével kapcsolatos törvényességi szabályok és követelmények betartása.
• Az Ügyfél jogi státuszát meghatározó jogszabályokban (pl. Ptk.), valamint az Ügyfél alapítási és működési dokumentumában (pl. alapító okirat, tulajdonosi határozatok) foglalt és az abból eredő tulajdonosi, ügyvezetői, ügykezelői hatáskörbe tartozó feladatok – akár részbeni – ellátása.
• A harmadik személyekkel (pl. partnerek, tulajdonosok, dolgozók stb.) való kapcsolatok tartalma és formája.
• Az Ügyfél exit-eljárásainak, úgy mint végelszámolás (az egyszerűsített végelszámolást is beleértve), csődeljárás, felszámolási, kényszertörlési eljárás kezdeményezése és ügyintézése.

 

Gazdálkodási jellegű feladatok

 

• Az Ügyfél anyagi és pénzügyi gazdálkodása.
• Az Ügyfél harmadik féllel szembeni szerződéseinek megkötése, a teljesítések megítélése, a teljesítések igazolása és igazoltatása, az igazolásokra vonatkozó dokumentum beszerzése, illetve az ügyletek Könyvelő által nem ismert vagy nem evidens körülményeiből eredő nemzeti és/vagy nemzetközi adózási követelmények vizsgálata (a Könyvelő az általa ismert adózást befolyásoló tényezőkre felhívja a figyelmet).
• A alapító okiratban, ipari, kereskedelmi és működési engedélyekben, a bérleti szerződésekben, szerződéses üzemeltetési okmányokban foglaltak tartalmának bárminemű megítélése, betartása, betartatása, ezek tartalmával és formájával kapcsolatos módosítások, változtatások, illetve a változtatások kezdeményezése.
• Az Ügyfél alapítási dokumentumában, tevékenységi körében, megkötött gazdálkodási szerződéseiben lévő olyan adatoknak a hatóságok felé történő bejelentése, amelyekre vonatkozóan bármilyen jelentési kötelezettség áll fenn, vagy valamely jogszabály a későbbiekben bekövetkező változás bejelentési kötelezettségét írja elő. E bejelentés vonatkozik többek között az egyablakos cégjogi eljáráson kívüli bejelentésekre, különös tekintettel a következőkre:

– a vezető tisztségviselők,
– a könyvvizsgáló személye, a könyvvizsgálói megbízás felmondása,
– a kapcsolt vállalkozásokkal bonyolított ügyletek,
– a tevékenységi kör,
– az alkalmazott szoftverek,
– a számlasorszámok, számlatartományok,
– a kézzel kiállított számlák adattartalmának adóhatósághoz való bejelentése.

Ha az Ügyfél ezekről megadja a Könyvelőnek az általa kért formában és tartalommal a szükséges információkat, akkor a Könyvelő, mint meghatalmazott – tekintettel az elektronikus jelentési kötelezettségre – megteszi a szükséges bejelentést úgy, hogy annak ellentételezése a végzendő tevékenység jellegétől függően a jelen ÁSZF 12.8 pontjában szereplő tanácsadás vagy adminisztráció csoportok valamelyikébe kerül besorolásra.

 

• Az Ügyféllel való kapcsolt vállalkozási státusznak a megítélése, illetve az ehhez hasonló minden olyan kapcsolat megítélése, amelynek következtében valamilyen nyilvántartási, bejelentési, elszámolási eljárás következik vagy következhet, valamint e nyilvántartási, bejelentési és elszámolási feladatoknak a teljesítése (pl. transzferár szabályzat elkészítése és nyilvántartás vezetése, kata adózás esetén a kapcsolat vállalkozások meghatározása, rokoni kapcsolatok számbavétele).
• Az Ügyfélnél alkalmazott díj- és árképzés kialakítása, alkalmazása.
• Az Ügyfél tevékenységéhez kapcsolódó gazdasági, pénzügyi és kereskedelmi jellegű tervek készítése.
• Az Ügyfél tevékenységére vonatkozó elő- és utókalkulációk készítése, jövedelmezőségének vizsgálata.
• Az Ügyfél tagi, vállalkozói és alkalmazotti jövedelmeinek meghatározása, szétosztása, kifizetése és felhasználása.
• Az Ügyfélnél keletkező járadék, osztalék, osztalékelőleg meghatározása, szétosztása, kifizetése, s az ezzel kapcsolatosan előírt időben történő jelentés. Ehhez kötődően a vonatkozó döntés meghozatala, illetve annak vizsgálata, hogy a járadék, osztalék, osztalékelőleg elhatározása és kifizetése nem sért-e érdekeket (p tulajdonostársak, hitelezők). A Könyvelő a számviteli értelemben vett ún. osztalékkorlátról tájékoztatja az Ügyfelet.
• A külföldi és belföldi kiküldetések, kirendelések elrendelése, vonatkozó rendelvények kiállítása, a kiküldetéshez kapcsolódó ellátmányok kiadása, a felvett ellátmányokkal történő elszámolás, illetve elszámoltatás, az úti jelentések elkészítése, az abban foglaltak ellenőrzése, hitelesítése.
• Az Ügyfél döntését igénylő, a számviteli politikájában és egyéb szabályzatokban rögzítendő elveknek, eljárásoknak, időpontoknak a meghatározása, a választási lehetőséget biztosító adózási, elszámolási módok közül az Ügyfélre vonatkozó kiválasztása. (A Könyvelő a tanácsadói tevékenysége keretében és külön díjazás ellenében és erre vonatkozó előzetes megállapodás alapján vállalja a döntések előkészítéséhez szükséges számítások, kalkulációk, előterjesztések elkészítését.)
• A leltározási feladatok elvégzése – az Ügyfél tulajdonában, birtokában vagy használatában lévő eszközöknek és forrásoknak a mennyiségi és minőségi számbavétele, a hozzájuk tartozó értékek meghatározása. (A Könyvelő – amennyiben a főkönyvi könyveléshez rendszerszinten kapcsolódó analitikus nyilvántartásokból a leltározáshoz biztosítható információ, akkor ezzel – segíti a leltározási munkafolyamatokat. Pl.: tárgyi eszközök listája, főkönyvi kartonok.)
• Az Ügyfélnél lévő tárgyi eszközök, immateriális javak meglétének ellenőrzése, mennyiségi és értékbeni figyelése, selejtezése, megsemmisítése, s az ezekhez tartozó dokumentálás. Tárgyi eszközök és immateriális javak használati idejének és módjának, illetve a maradványértéknek az előzetes meghatározása. Az Ügyfél által megvalósított beruházások megítélése, az így beszerzett eszközök üzemszerű működtetésével kapcsolatos időpontok meghatározása.
• Ügyfél hosszú- és rövidtávú pénzügyi befektetéseinek, részesedéseinek, értékpapírjainak az analitikus nyilvántartása, azok valós vagy piaci értékének meghatározása, illetve döntéshozatal az esetleges értékvesztésről.
• Az Ügyfél analitikus készletnyilvántartásának a vezetése.
• Az Ügyfélnél-teljesítmények méréséhez a módszer meghatározása (SZP), mérték meghatározása,
  Készültségi fok alapján – a befejezetlen, félkész és késztermékek értékének fordulónapi megállapítása
  Teljesítési fok alapján – a szerződés elszámolási egységének (projektnek) az árbevételének meghatározása.
• A közvetített szolgáltatások és alvállalkozói teljesítmények folyamatos analitikus nyilvántartása és szükség szerinti (pl. a beszámolóhoz) felleltározása.
• Az Ügyfél követeléseinek és kötelezettségeinek az érintett felekkel (vevő, szállító, adósok, hitelezők) való egyeztetése során az egyeztetőlevelek kiküldése, illetve az Ügyfélnek a vevőivel, szállítóival, adósaival és hitelezőivel az esetleges – de nem a könyvelésből eredő – eltéréseknek az érdemi tisztázása, ügyintézése. (Ehhez a Könyvelő az Ügyfél részére minden, nála fellelhető könyvelési és ezekhez kapcsolódó adózási információt megad.)
• Az Ügyfél készpénzállományának, pénzhelyettesítő eszközeinek (pl. utalványok, csekkek, elektronikus pénz, virtuális fizetőeszközök) a kezelése, a bankszámlái, elszámolási számlái feletti rendelkezés.
• Az Ügyfél pénzállományának növelését vagy csökkentését szolgáló hitelek, kölcsönök ügyintézése.
• Az Ügyfél számára kötelezően előírt vagy saját döntésen alapuló céltartalékolási feladatokban bármilyen nemű döntéshozatal. (Veszteségesnek látszó szerződések minősítése)
• Az azonos tárgyú számlák, szerződések, ügyletek összeghatárának figyelése, hatóságoknak való jelentése. (pl. kata adózás esetén az Art. szerinti kifizetőtől a tárgyévben az év elejétől összesítve megszerzett 3 millió forintos értékhatár figyelése)
• A felmerülő költségeken, ráfordításokon belül az esetleges magánhasználat tényének, mértékének a megállapítása és annak természetbeni juttatás címén történő megítélése, kezelése. (Ha a Könyvelő magánhasználatot vélelmez, arról egyeztet az Ügyféllel.)
• Az üzleti partnerek létezéséről, azok gazdálkodásának, tevékenységének korlátozásáról (pl. adószám törlése, felszámolás alatt, végelszámolás alatt, kényszertörlés alatt stb.), adataik valódiságtartalmáról, megbízhatóságáról szóló információk összegyűjtése.
• Késedelmi kamat, behajtási költség átalány számítása, kötbér és kártérítés nagyságának megállapítása, nyilvántartása, partnerre történő kiterhelése.
• Az Ügyfél könyvvizsgálati kötelezettsége esetén a könyvvizsgáló kiválasztása, megválasztása, a vele való szerződés megkötése, a Magyar Könyvvizsgálati Standardokban foglaltak alapján az Ügyfél által biztosítandó szükséges adatok, információk és nyilatkozatok megadása. (A Könyvelő minden olyan dokumentumot, adatot, adatállományt biztosít a könyvvizsgáló részére, amely a nála lévő bizonylatokból, könyvelési rendszerből az Ügyfélre vonatkozóan kinyerhető.)
• Az Ügyfél víziójának, üzleti elképzeléseinek megítélése, véleményezése.
• Az Ügyfél működésével kapcsolatos jogszabályok tartalmának megítélése, értelmezése, az ezekkel kapcsolatos kérdésekben való állásfoglalás kérése.

 

Dokumentálás

 

• A pénztárak (forint és valuta) folyamatos nyilvántartása, dokumentálása.
• A nem a könyvelés körébe tartozó szigorú számadású nyomtatványok (pl. számlák, szállítólevelek) nyilvántartása.
• A hibásan, hiányosan kitöltött számlák, bizonylatok javítása, kibocsátóval történő javíttatása.
• A menetlevelek, gépkocsi-nyilvántartások, útnyilvántartások vezetése, a járművek időszakonkénti (pl. év végi) kilométeróra-állásának regisztrálása.
• A bizonylatoknak – a könyvelési rendszeren kívüli – rendszerezése, archiválása, megőrzése. A Drive mappába feltöltött dokumentumok megőrzése, rendszerezése, archiválása.
• Az idegen nyelven kiállított bizonylatok (pl. számlák, szerződések stb.) magyar nyelvre történő fordítása, illetve a fordítás tartalmi ellenőrzése.
• A határon átnyúló ügyleteknél a megfelelő határparitásokhoz szükséges bizonylatok biztosítása, ellenőrzése (pl. fuvarokmány, CMR, származási okmány stb.).
• A támogatások, pályázatok előkészítéséhez, benyújtásához szükséges dokumentáció összeállítása, az ezekhez kapcsolódó ellenőrzések előkészítése, azokon való aktív részvétel. (A Könyvelő és az Ügyfél előzetesen egyeztet a könyvelési rendszerben szükséges megkülönböztetések – munkaszámok, elkülönített főkönyvi számok – alkalmazásáról.)
• Az Ügyfél teljesítményeiről való nyugta vagy számla kiállítása, az Ügyfél partneréhez való eljuttatása.
• Számlázással, nyugtaadással, a kimenő és bejövő számlák azonosításával, jelentésével kapcsolatos teendők.
• A számlázáshoz, illetve a gépi nyugta kiadásához kapcsolódó hardverek és szoftverek regisztrálása, a jogszabályoknak való megfelelés biztosítása, a számlázás technikai hátterével kapcsolatos jelentési kötelezettségek teljesítése.
• A gépi úton kiállított nyugtákból és számlákból generált elektronikus jelentéseknek a hatóságokhoz történő eljuttatása („NAV-bekötés”), illetve ezek tartalmának bármilyen elemzése és felülvizsgálata.
• A kiállított és befogadott elektronikus számlák és egyéb bizonylatok szakszerű archiválásával kapcsolatos feladatok.
• Ügyfél betanítása a számlák és dokumentumok digitalizálációjára, elektronikus vagy online számlázásra.
• Az Ügyfélhez bejövő vagy tőle elektronikus formában átküldött bizonylatoknak, adatállományoknak a papírra történő nyomtatása.
• Az Ügyfél bármilyen módon való megszűnését követően annak a dokumentumainak Ügyfél helyett való rendszerezése, tárolása, megőrzése.
• Az Ügyfélnél a postázás során elveszett vagy nem megfelelően érkezett iratok keresése, kerestetése, valamint a nem megfelelő postázásból, kézbesítésből, illetve küldeményfogadásból eredő ügyletek és ezek következményeinek az intézése.
• Az Ügyfél tulajdonosi körének, vezetőinek, alkalmazottainak a személyes ügyfélkapujának megnyitása, a vonatkozó azonosító adatoknak a kezelése.
• Az Ügyfél cégkapujának megnyitása és működtetése, cégkapu-meghatalmazotti feladatok ellátása. (A Könyvelő csak a cégkapu-meghatalmazott által regisztrált ügykezelői területekhez fér hozzá, amennyiben vállalja ennek kezelését.)

 

 

Speciális adózási feladatok

 

• A külföldi adóhatósághoz való bejelentés, azzal a kapcsolattartás (jelentések, bevallások).
• Külföldi adózók beazonosítása, azok adószámának megerősítése. (A Könyvelő az Ügyfél kérésére elvégzi a külföldi adózók szükséges előzetes beazonosítását.)
• Az adóhatóságon kívül más szervezetek (hatóság, minisztérium, kamara, szerzői jogvédő intézmények) részére benyújtandó bejelentkezések, adatmódosítások, adatszolgáltatások elkészítése, benyújtása. (Amennyiben az adatok a könyvelésből kinyerhetők, akkor a Könyvelő biztosítja a szükséges adatokat.)
• Minden olyan díj megállapításához tartozó analitikának az összeállítása, folyamatos nyilvántartása, amelyek alapját képezik, vagy képezhetik valamilyen hatósági eljárásnak, ellenőrzésnek (pl. környezetvédelmi termékdíj, élelmiszerlánc-felügyeleti díj), de amelyekhez szükséges információk és adatok nem nyerhetők ki teljes mértékben és közvetlenül az elkészített könyvelési outputokból. (Amennyiben az ilyen jellegű adókról, díjakról az adóhatósághoz adóbevallást kell benyújtani, akkor a bevallást az Ügyfél, vagy az általa megnevezett harmadik személy által biztosított adatok alapján a Könyvelő nyújtja be külön megállapodás alapján.)
• Az Ügyfél nevében vagy helyett bármilyen – hatóság, hivatal, bármely harmadik személy felé történő – nyilatkozattétel.
• Ingatlanokkal (telek, építmény) kapcsolatos bejelentések, bevallások elkészítése, benyújtása.
• Minden olyan adóalapnak és adónak, támogatásnak a megállapítása, amelyek nem a könyvelési rendszer keretében kerülnek meghatározásra. (Az ezekhez a könyvelésben rendelkezésre álló adatokat a Könyvelő biztosítja, amennyiben időben, elégséges információt kap az információigényről.)
• Adóhatósági rendszerek Ügyféllel való megismertetése, lekérdezések betanítása.
• Olyan adóhatósági bejelentések megtétele, amely nem a könyvelés és adóbevallási kérdésekkel van kapcsolatban.
• KATA alanyok, kifizetések nyilvántartása az Ügyfél támogatása nélkül (kata alany vállalkozás számára nem kata alanytól naptári éven belül 1 millió forint felett juttatott összeg)

 

Egyéb feladatok

 

• Olyan statisztikai célt szolgáló adatok biztosítása, benyújtása, amelyek nem nyerhetők ki a könyvelésből.
• Az Ügyfélnél használt szoftverek egyedi, illetve a számítógépekhez kapcsolt nyilvántartása, a szoftverek és egyéb, az Ügyfélnél használt szellemi termékek jogtisztaságának megítélése.
• Az Ügyfél belső ellenőrzési és vezetői ellenőrzési rendszerének kialakítása, működtetése.
• Az Ügyfél vagyonában, tőkéjében beálló változások megítélése, ezekből eredő döntések meghozatala.
• Az Ügyfél vezetői (tulajdonos, vezető tisztségviselő) döntéseinek minősítése.
• Az Ügyfél biztosítási ügyeinek intézése.
• Minden a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről, illetve az Európai Unió és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásáról szóló magyar és nemzetközi jogszabályban az Ügyfélre mint „szolgáltatóra” előírt kötelezettségek teljesítése, úgy mint a vonatkozó jogszabályi háttér megfelelő szintű megismerése, az abban foglaltak alkalmazása, a változások figyelemmel kísérése; a kijelölt személy(ek) kijelölése és szükséges bejelentése; az Ügyfélre vonatkozó szabályzat elkészítése, aktualizálása, bejelentése vagy engedélyeztetése; az Ügyfél belső kockázatainak kezelése, az Ügyfél működése során a felmerülő események bárminemű minősítése és hatóság felé történő jelentése; illetve egyéb, az e témában a szolgáltatóra háruló feladat teljesítése, helyzet kezelése.
• Az Ügyfélnél alkalmazott adatkezelési és titokvédelmi szabályrendszer kialakítása, szabályzatba foglalása, működtetése, a vonatkozó jogszabályoknak való megfelelés folyamatos biztosítása (GDPR).
• Az Ügyfél munka- és tűzvédelmi, higiéniás, egészség-megőrzési és a munkavállalók ergonometriai kockázatainak kezelése
• Az Ügyfélnél megvalósuló távmunkával (home office) kapcsolatos szabályozási kérdések.
• Az Ügyfélnél keletkező rövid vagy hosszabb távú létszámkiesésből eredő helyettesítési feladatok ellátása.
• Ügyfélnél az online kapcsolattartási módok kialakítása, betanítása.

 

 

A bérszámfejtési, munkaügyi tevékenységgel kapcsolatos feladatok tartalma a Könyvelő és az Ügyfél szerint a 4. pont alatt kerül részletezésre.

A 4.2. pontban szereplő bérszámfejtéssel, illetve munkaüggyel kapcsolatos feladatok akkor sem képezik a szerződés tárgyát (kivéve, ha erről a felek ettől eltérően állapodnak meg), ha a Könyvelő bérszámfejtési szolgáltatást végez az Ügyfél számára.

1.5 Az Ügyfél feladatkörébe tartozó feladatoknál a Könyvelő igyekszik az Ügyfélnek a tőle telhető legnagyobb segítséget megadni annak érdekében, hogy az Ügyfél a szükséges kötelezettségeinek eleget tudjon tenni. Mivel ezek a feladatok nem tartoznak a fentebb meghatározott könyvviteli tevékenység körébe, ezért e feladatok figyelemfelhíváson túli átvállalása a Könyvelő tanácsadói vagy adminisztratív szolgáltatásának keretében és az azokra vonatkozó díjazásával történik.

 

1.6 A Könyvelő igyekszik a kapcsolati tőkéjével is támogatni az Ügyfelet. Ennek keretében olyan, a Könyvelő kapcsolatrendszerébe tartozó specialistákat tud az Ügyfélnek – ellenszolgáltatás nélkül – ajánlani, amelyek szolgáltatásainak igénybevétele az Ügyfél számára kötelező vagy kedvező lehet. A teljesség igénye nélkül: ügyvéd, fotográfus, környezetvédelmi szakember, irodaszer-ellátó, banki szolgáltatások, IT- és webszolgáltatások, biztosításközvetítés, stb. Ezekre a szolgáltatásokra az Ügyfél közvetlenül köthet szerződést az adott szolgáltatóval.

 

1.7 A Könyvelő elektronikus hírlevélen keresztül informálja az Ügyfelet aktuális adózási, gazdasági, cégvezetési kérdésekről. A Könyvelő úgy tekinti, hogy az új információknak a hírlevélben való küldésével eleget tett a tájékoztatási feladatának, s ez független attól, hogy az Ügyfél a hírlevél alapján elolvasta-e vagy sem az információt.

1.8 A Könyvelő folyamatosan figyelemmel kíséri az Ügyfél vállalkozásának eredményét, az abban zajló folyamatokat, s igény szerint segítséget nyújt a vezetői döntések meghozatalához.

 

 

2. A főkönyvi könyvelés és a kapcsolódó nyilvántartások vezetése

 

2.1 A főkönyvi könyvelés a Könyvelő által biztosított jogtiszta forrásból származó programok segítségével, a Könyvelő székhelyén, annak eszközeivel történik. Amennyiben a könyvelés – részben vagy egészben – az Ügyfél saját székhelyén, telephelyén történik, a Felek a feltételekről külön állapodnak meg.

 

A programok felsorolása:

Könyvelőszoftver:

A program neve:                                                            Kettős könyvvitel, Pénztárkönyv

A program gyártója, forgalmazója:                         RLB 60 Bt

Dokumentum megosztás:

A program neve:                                                            Google Drive

A program gyártója, forgalmazója:                         Google Inc.

 

2.2          A Könyvelő a feldolgozási munkák során saját, egységes számlarendjét, illetve számlatükröt alkalmaz, amelyet az Ügyfél sajátosságainak figyelembevételével alakít, szükség esetén változtat. Az együttműködés kezdetén, illetve annak folyamán az Ügyfél tájékoztatja a Könyvelőt arról, hogy milyen adatokra, információkra van külön szüksége, a Könyvelő pedig jelzi, hogy ennek milyen feltételei vannak. (pl. a könyvelendő bizonylatokon fel kell tüntetni bizonyos információkat). Az Ügyfél tudomásul veszi, hogy a lekönyvelt tételek utólagos módosítására – összhangban a számvitel jogszabályi előírásaival – csak egyenkénti visszakönyveléssel és ismételt lekönyveléssel van lehetőség, azaz nincs lehetőség a lekönyvelt tételek „nyom nélküli javítására”, törlésére.

 

2.3          A főkönyvi könyvelés alapját képezi minden olyan szabályzat, amely

– az Ügyfél részéről érvényesen hatályban van,
– a könyveléssel kapcsolatos döntéseket, határidőket tartalmaz.

A Könyvelő az ezekben a szabályzatokban foglaltaktól a bizonylatok feldolgozása során nem térhet el.

 

2.4         Az Szt. előírásai szerint a Számviteli politika, a Számlarend és Számlatükör, valamint az egyéb, a számvitellel kapcsolatos belső szabályzatok (úgy mint pénzkezelési szabályzat, leltározási szabályzat és önköltség-számítási szabályzat) elkészítése az ügyvezetés felelőssége és feladata. Ennek kialakításához és folyamatos karbantartásához a Könyvelő minden szakmai segítséget megad az Ügyfél részére. Ennek keretében felhívja a figyelmet az e területeket érintő jogi háttér változására, esetenként ajánlásokat ad a szabályzatok módosítására.

 

2.5          Ha a könyvelés az általánostól eltérő – az Ügyfél választásán alapuló – speciális számviteli vagy adózási feltételek között történik (pl. bevételi nyilvántartás, mikrogazdálkodói beszámoló, devizában történő könyvvezetés), akkor a Felek külön állapodnak meg a feltételekről és a jelen ÁSZF-től való eltérésről. A Felek az új feltételeket a szerződésben vagy annak kiegészítésében rögzítik.

 

 

3. Együttműködés a könyvviteli szolgáltatásban

 

• Az együttműködés megkezdésekor az Ügyfél a Könyvelő rendelkezésére bocsátja a cég alapításával, cégbírósági bejegyzésével, adóhatósági és társadalombiztosítási státuszával kapcsolatos iratokat, az élő kölcsön-, lízing- és hitelszerződéseit, valamint minden olyan adatot és információt, amely a könyvek megnyitásához, a folyamatos könyveléshez, valamint az elkövetkező zárlati és beszámolási feladatok teljesítéséhez szükséges vagy később szükséges lesz. Ezen információk köréről a Könyvelő tájékoztatja az Ügyfelet.
• Az Ügyfél lehetőséget teremt az együttműködés kezdetén arra, hogy a Könyvelő megismerhesse az Ügyfél gazdálkodásának céljait, az Ügyfélnél zajló valós technológiai és gazdasági folyamatokat, illetve az ezekre vonatkozó döntési és bizonylati rendet.
• Az együttműködés kezdetén a Könyvelő tájékoztatja az Ügyfelet (vagy még csak potenciális ügyfelet) azokról a gazdálkodási, számviteli, adózási jellegű kérdésekről, amelyeket annak működése, gazdálkodása szempontjából fontosnak tart. Ennek keretében felhívja a figyelmet a helytelen eljárásokra, illetve kockázatokra.
• Ha az Ügyfél és Könyvelő szerződéses jogviszonya előtt is volt könyvelés (átvett könyvelés), az Ügyfél átadja a vállalkozás szabályzatait, az előző könyvelő által készített legutolsó főkönyvi kivonatot, az utolsó időszak főkönyvi kartonjait és az azt alátámasztó analitikus nyilvántartásokat (immateriális javak és tárgyi eszközök analitikája, befektetési tükör, nyitott vevői és szállítói folyószámla, folyó ügyek dokumentumai). Az átadás történhet papír alapon vagy elektronikus formában (pl. XML audit mentés).
• Amennyiben lehetséges, az Ügyfél lehetőséget teremt arra, hogy a Könyvelő az előző könyvelővel közvetlenül is felvegye a kapcsolatot, s a még szükséges adatokat, információkat tőle megszerezhesse. (Ekkor ehhez az Ügyfélnek fel kell mentenie az előző könyvelőt a rá vonatkozó titoktartási kötelezettség alól.) Ha a kapcsolatfelvételre nincs mód, akkor az Ügyfél feladata az előző könyvelésről, illetve az előző könyvelőtől minden szükséges információnak a biztosítása.
• A 3.1 pontban jelzett iratok tartalmában bekövetkezett változásról az Ügyfél a változást követő három (3) munkanapon belül értesíti a Könyvelőt.
• Az adatfeldolgozás, a könyvelés teljeskörűségét – első lépésben – az eredeti bizonylatok rendelkezésre bocsátásával kell biztosítani. A könyvelési anyagokat (bejövő számlák, kimenő számlák, bankkivonatok, pénztári bizonylatok, egyéb könyvelendő bizonylatok) az Ügyfél a tárgyhónapot követő hónap 10-éig köteles hiánytalanul eljuttatni a Könyvelőnek.
• A Könyvelő jogosult a könyvelésre átvett dokumentumokról – kizárólag a későbbi munka elősegítése céljából – másolatot készíteni vagy elektronikus formátumban azt megőrizni.
• A teljeskörűség, a bizonylatok hiánytalanságának biztosítása az Ügyfél feladata. Ha a Könyvelő a bizonylatok hiányosságát észleli, azok pótlására – elektronikus levélben – felhívja az Ügyfelet.
• A Könyvelő elkötelezett a munka hatékonyságát fokozó elektronikus megoldások mellett. Ezért a könyvelési anyagot kizárólag elektronikus formában fogadja (Google Drive mappába feltöltve, vagy egyes esetekben e-mailben). Ennek érdekében a Könyvelő és az Ügyfél az együttműködés kezdetén és ezt követően is egyeztet a lehetőségekről. Ilyenek lehetnek: banki mentések; számlázóprogramokból átadott adatok; iktatórendszerekből történő adatátadás; más programokból (pl. bér) történő adatátadás. A felek rögzítik, hogy az elektronikus formában átvett könyvelési adat ugyan csökkenti a manuális könyvelési munka mennyiségét, azonban olyan pótlólagos (adatkonvertálási, ellenőrzési) feladatok is jelentkeznek a könyvelés során, amelyek a kézi könyvelésnél nem voltak, így az átadás módja csak egyedi mérlegelés és elemzés után lehet hatással a könyvelési díjra.
• A Könyvelő az együttműködés menetéről, gyakorlati kérdéseiről a szerződés aláírása előtt szóban tájékoztatja az Ügyfelet. Az Ügyfél kérheti a Könyvelőt, hogy írásban rögzítsék az együttműködés gyakorlati kérdéseit. A Felek vállalják, hogy a közös cél elérése érdekében mindenben igyekeznek magukat a megbeszéltek, illetve az esetlegesen írásban rögzített feltételekben foglaltakhoz tartani. Az egyéb, nem szabályozott kérdésekben a Felek az alkalmazandó eljárásokat igyekeznek a munka hatékonyságát, valamint az adózási és számviteli elvárások minél magasabb szintű teljesítését alapul véve meghatározni.
• A Könyvelő a munkája során csak a tartalmi és formai követelményeknek megfelelő, eredeti bizonylattal dokumentált adatokat veszi figyelembe. Amennyiben a feldolgozásnál nem megfelelő, nem egyértelmű bizonylatokkal találkozik, köteles erre az Ügyfelet figyelmeztetni. A bizonylatok javítása vagy javíttatása az Ügyfél feladata.
• A lekönyvelt gazdasági eseményeket tartalmazó főkönyvi kivonat és minden egyéb egyeztető analitika a tárgyhót követő hónap 25-30-a között készül el. Ha a Könyvelő nem kapott meg időben minden szükséges bizonylatot, akkor a kész havi könyvelési anyag összeállítására csak akkor kerülhet sor, amikor a késve kapott bizonylat(ok) is feldolgozásra került(ek).
• Ha a Könyvelő úgy ítéli meg, hogy az Ügyfél számára a főkönyvi kivonat kellően nem értelmezhető, van lehetőség tartalmában egyszerűbb tájékoztatásra is, amely csak az Ügyfél eredményét, pénzeszközeinek, saját tőkéjének nagyságát tartalmazza. A Könyvelő ezzel az egyszerűbb tájékoztatással akkor is élhet, ha megítélése szerint az Ügyfél a könyvelési outputok tartalmát nem veszi figyelembe és ezzel veszélybe kerülhet az Ügyfél tevékenysége, fizetőképessége, a saját tőke jogszabályban elvárt szintje.
• Az előző két pontban jelzett főkönyvi kivonatokat vagy adatokat a Könyvelő – kérésre – elektronikus formában megküldi az Ügyfélnek.
• A Könyvelő tájékoztatja az Ügyfelet arról, milyen további output információkat tud a főkönyvi könyvelésből kinyerni, amelyek segítséget nyújthatnak az Ügyfél működéséhez, gazdasági döntései meghozatalához.
• Az aktuális (éves, negyedéves, illetve havi) adó és adójellegű kötelezettségek teljesítéséhez szükséges információkat (adónem, fizetési határidő, összeg, bankszámlaszám, utalásnál megadandó megjegyzés) a Könyvelő a befizetési határidő előtt legalább két (2) munkanappal korábban megadja az Ügyfélnek, ha az Ügyfél időben rendelkezésre bocsátotta az ezek meghatározásához szükséges alapbizonylatokat.
• Azokat az adóbevallásokat, amelyek benyújtására az Ügyfél meghatalmazottjaként a Könyvelő vállalkozik, köteles a bevallási határidőn belül elkészíteni és megfelelő csatornán keresztül a hatóságok részére továbbítani.
• Ha az Ügyfél a szerződésben rögzített határidő után bocsátotta a beszámolóhoz, az adóbevalláshoz (együttesen: okmányok) és/vagy a megfizetendő adó megállapításához szükséges bizonylatokat, illetve azok egy részét a Könyvelő rendelkezésére, akkor a bevallás elkészítésének és/vagy a befizetési kötelezettség összegéről szóló információ megadásának határideje az utolsó bizonylat leadását követő két (2) munkanap. Abban az esetben, amikor a késve leadott bizonylatok mennyisége miatt nem megoldható a két (2) munkanapon belüli feldolgozás, a Könyvelő köteles erről tájékoztatni az Ügyfelet. A tájékoztatáson túlmenően a Könyvelő – a lehetőségek figyelembevételével – köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy az okmányok időben elkészüljenek, s a kötelezettségeknek az Ügyfél minél előbb eleget tudjon tenni.
• Azokat az okmányokat, melyeket aláírással kell ellátni, az Ügyfél olyan kijelölt képviselője vagy meghatalmazottja írja alá, aki a jogszabályokban előírt határidőkről és esetleges szankciókról tudomással bír, valamint rendelkezik az ehhez szükséges jogosítványokkal. Ez vonatkozik az elektronikus aláírás esetére is.
• Az aláírásra kötelezett bevallásokat, okmányokat aláírás nélkül a Könyvelő nem továbbíthatja. A késedelmes aláírás miatti határidőcsúszásból eredő jogkövetkezmények az Ügyfelet terhelik.
• A beszámolóra vonatkozó közzétételi kötelezettség – a mindenkori törvényes előírások és a körülmények figyelembevételével történő – teljesítése az Ügyfél feladata. Ehhez a Könyvelő a beszámolót a jogszabályi előírások szerint elfogadásra kész formában összeállítja, majd közzétételre megfelelő formában az Ügyfélnek elektronikusan (e-mailben) továbbítja. (Amennyiben az Ügyfél igényli, a Könyvelő biztosítja, hogy az elektronikus közzétételt az Ügyfél a Könyvelő segítségével – de nem a Könyvelő nevében – tegye meg.)
• Az Ügyfél köteles minden olyan hatóságtól kapott irat (értesítés, jegyzőkönyv, határozat stb.) másolatát haladéktalanul – legkésőbb az átvételt követő munkanapon – a Könyvelőnek továbbítani, amelyek valamilyen anyagi jellegű kötelezettséget is tartalmaznak vagy könyvviteli szolgáltatások között megnevezett eljárással kapcsolatba hozhatók. Ez vonatkozik a cégkapun át érkezett olyan okmányokra is, amelyek olyan helyről érkeztek, amelyre a Könyvelőnek nincs ügykezelői jogosítványa. A Könyvelő az iratra két (2) munkanapon belül, de az iratban szereplő határidő letelte előtt írásban megteszi észrevételeit. Ha az Ügyfél nem továbbítja időben a kapott iratot a Könyvelőnek, az esetleges késedelemből eredő következményekért (pl. mulasztási bírság) a Könyvelőt egyáltalán nem terhelheti felelősség.
• Amennyiben a Könyvelő kap olyan elektronikus értesítést vagy bármilyen más iratot, amely az Ügyfélre vonatkozik, és érdemi információt tartalmaz, köteles azt, illetve annak másolatát haladéktalanul – de legkésőbb az átvételt követő munkanapon – az Ügyfélnek továbbítani. Ezt akkor is meg kell tennie, ha a Könyvelő az ügyfélkapuján vagy az Ügyfél cégkapuján keresztül olyan levelet, információt kap, nyit meg, amely túlmutat a kompetenciáján.
• Az elektronikus úton érkezett könyvelési bizonylatokat – függetlenül annak formájától, érkezési módjától – a Könyvelő a könyvelés során, illetve a könyvelési munka befejezéseként nem nyomtatja ki papírra. (Eltekintve a munkája végzéséhez szükséges eseteket.) Az elektronikusan könyvelésre eljuttatott, de eredendően papír alapú bizonylatok, valamint az elektronikus alapú bizonylatok (pl. e-számlák) rendszerezett archiválása és megőrzése az Ügyfél feladata. A törvényekben előírt, a bizonylatokra vonatkozó megőrzési kötelezettség az Ügyfelet terheli.
• A Könyvelő az általa elfogadott meghatalmazás alapján segítően közreműködik bármely pénzügyi, gazdasági szerv vagy hatóság által elrendelt ellenőrzés esetén az egyeztetésnél. Ilyen eljárást támogató együttműködést tanúsít az Ügyfél könyvvizsgálatánál is. A közreműködés a könyvelésből kinyerhető adatok rendelkezésre bocsátására vonatkozik azzal, hogy a Könyvelő az ügyfél nevében nyilatkozatot nem tehet. Az ezeken túli adatok biztosítása, konzultációk, illetve személyes képviselet a tanácsadói tevékenység keretében kerülnek elszámolásra.
• A Könyvelő az Ügyfél részére, annak üzleti tevékenységével összefüggő adózási, gazdasági kérdésekben konzultációs lehetőséget biztosít. Ennek formája:

– a Könyvelő hivatalos munkaidején belül igénybe vett telefonon történő megbeszélés;

– írásban feltett kérdésekre adandó írásos válasz; illetve
– állásfoglalás kérése saját vagy az Ügyfél nevében a hatóságoktól.

A konzultáció keretében a Könyvelő köteles a felmerült kérdésekben az Ügyfelet – lehetőség szerint a legátfogóbban – tájékoztatni. Köteles felhívni az Ügyfél figyelmét a témával kapcsolatban előre látható következményekre. A Könyvelő a lehetőségek ismertetésén túl nem megy, az érdemi döntés meghozatala minden esetben az Ügyfél kompetenciája. Ez azzal jár, hogy az Ügyfél teljes mértékben köteles viselni a saját döntései következményeit. A személyes konzultáció mértéke az árbevételtől függően havonta vagy negyedévente maximum 1 óra – ennek pontosítása a Szerződésben kerül meghatározásra. Az e feletti idő konzultáció címén külön kiszámlázásra kerül a szerződésben meghatározott tanácsadói óradíj alkalmazásával. A Könyvelő az időráfordítást időráfordítási rendszerében méri, vagy az egyes kérdések megválaszolásához szakmailag elfogadható időt veszi figyelembe. Írásos anyag (akár levél formában, akár elektronikus üzenetben) készítése esetén egy oldal A4-es terjedelmű anyag összeállítása megközelítőleg 1 óra időráfordításnak felel meg. Ez azonban csak irányszámnak tekintendő, mert a konkrét díjat az adott kérdés súlya, bonyolultsága dönti el.

 

3.28       A szerződéses időszak alatt a Könyvelő köteles minden üzleti év zárásáról szóló dokumentációt, valamint üzleti év közbeni szerződésbontásnál az általa könyvelt időszakról szóló dokumentációt az Ügyfélnek strukturált, olvasható formában az iratőrzésre vonatkozó szabályok betartásának biztosításához átadni. Az átadandó dokumentumok a következők:

 

Olvasható elektronikus formában – jellemzően pdf-dokumentum formájában:
­ – az üzleti évet lezáró beszámoló,
­– a beszámolót elfogadó tulajdonosi döntés.
­– a beszámolót alátámasztó főkönyvi kivonat,
– az üzleti év időszakának könyvelését tartalmazó főkönyvi kartonok,
– minden főkönyvi pozíciót alátámasztó dokumentum vagy annak a könyvelőnél az üzleti év zárásánál fellelhető másolata (leltárak, nyitott folyószámlák, számítások, kivonatok stb.),
– az adóbevallásokat alátámasztó analitikák (gépi listák, számítások, döntések).

Xml-formátumban:
– a könyvelési adatállományt tartalmazó elektronikus adatállomány (auditmentés).

 

A fenti dokumentumok összessége a „mérlegdosszié”, amelynek a funkciója az Szt. dokumentumok megőrzésére vonatkozó előírásainak való megfelelés biztosítása. Ennek a dokumentációnak a megőrzési kötelezettsége az Ügyfelet terheli.

 

A Könyvelő az elektronikusan kezelt adatokat, listákat, nyilvántartásokat elektronikusan (jellemzően e-mailben) adja át. A Felek megállapodhatnak abban is, hogy az elektronikus dokumentumokat a Könyvelő valamely, a Felek által elfogadott elektronikus csatornán keresztül továbbítja az Ügyfélnek. A Könyvelő az elektronikus formában átadott anyagoknál figyelemmel van az elektronikus információk megőrzésének mindenkor érvényes szabályaira, s ezek alapján olyan átadási, mentési formát, illetve adathordozót választ, amely garantálja az adatok szabályos eredetét, sérthetetlenségét és későbbi olvashatóságát. Az adattovábbítási csatornáról a Felek a könyvelésre vonatkozó szerződés mellékletében állapodnak meg.

 

Az átadott adatok, nyilvántartások, számviteli bizonylatok – beleértve ezek elektronikusan megküldött formáit és adatait is – adó- és számviteli törvényekben előírt megőrzéséről a szerződés megszűnését követően az Ügyfél köteles gondoskodni.

 

3.29       A szerződéses kapcsolat lezárása után a Könyvelő köteles a még nála lévő, az Ügyfélre vonatkozó eredeti dokumentumokat visszaszolgáltatni, amennyiben Ügyfél az esetlegesen fennálló könyvelési díj hátralékát maradéktalanul kiegyenlítette. A Könyvelő az Ügyfél dokumentumait csak addig tarthatja magánál, ameddig azokat még bármilyen feladat ellátásához fel kell használnia (pl. a beszámolót össze kell állítani és a hozzá kapcsolódó bevallásokat el kell készítenie). Az Ügyfél köteles a Könyvelőnél lévő eredeti dokumentumokat a Könyvelő jelzésének megfelelően visszavenni.

 

3.30       A szerződéses kapcsolat végén a Könyvelő annak érdekében, hogy az Ügyfél számára a számviteli munka folytatásához – igény szerint – adatokat tudjon biztosítani, az Ügyfélre vonatkozó elektronikus adatállományokat (könyvelési rendszerben lévő adatok, szöveges és adatfájlok) a saját rendszerében a szerződés felmondását követően az utolsó beszámoló és/vagy adóbevallás leadását (maximális leadási határidőt) követően további 12 hónapig tarthatja meg jogszerűen (változatlan formában). Ezt követően a Könyvelő az Ügyfél adatait a saját rendszeréből vagy az általa használt idegen rendszerekből törli vagy közvetlenül nem hozzáférhető állapotra állítja. A szerződéses kapcsolat végétől a törlésig a Könyvelő csak az Ügyféllel történt egyeztetés után használhatja fel az adatokat.

 

BÉRSZÁMFEJTÉSI TEVÉKENYSÉG

 

4. A bérszámfejtési tevékenység tartalma

4.1          A bérszámfejtési munkák alatt mindkét Fél a következő feladatok elvégzését érti:

• A havi egyszeri bérfeladás vagy munkahelyi jelentés alapján a dolgozók bruttó bérének, a levonásoknak, a kifizetendő nettó bérek összegének a megállapítása.
• Bérszámfejtési összesítők összeállítása (bérjegyzék, levonási listák, utalási listák, bérjegyzékek átvételi listája).
• Társadalombiztosítási jelentések, elszámolások, összesítők, bevallások (állami és magán- illetve önkéntes és kötelező jelleggel fizetett nyugdíjpénztárak, egészségbiztosítók, önsegélyező pénztárak felé) elkészítése.
• Az Ügyfél által a bérek és egyéb juttatások után fizetendő adók és bérrel kapcsolatos járulékok megállapítása, ezeknek a kötelezettségeknek a pénzügyi teljesítéséhez szükséges információk megadása.
• Egyéni és Ügyfélre vonatkozó összesítő munkaügyi és bérügyi nyilvántartások vezetése.
• Éves adóelszámoláshoz szükséges igazolások elkészítése.
• A belépő dolgozók bérszámfejtési rendszerbe való felvétele, az előző munkáltatótól megkapott adatok nyilvántartásba vétele.
• A kilépő dolgozók esetén a kilépésnél szükséges bér- és munkaügyi dokumentumok kiállítása és az Ügyfélnek való továbbítása.
  • A bérszámfejtéssel kapcsolatosan az Ügyfél feladatkörébe tartozó feladatok – a teljesség igénye nélkül – az e pontban felsoroltak. A Könyvelő a szerződés aláírása előtt szóban tájékoztatja az Ügyfelet e feladatok, jogok és kötelezettségek tartalmáról. A Felek ezt követően állapodnak meg abban, mely feladatokban és milyen mértékben tud a Könyvelő az Ügyfélnek az adott kérdésben szolgáltatást nyújtani.
• Munkaszerződések alaki és tartalmi elemeinek meghatározása.
• Munkaszerződések megkötése, módosítása és felbontása.
• Újonnan belépő, illetve kilépő dolgozóknak a munkaügyi, társadalombiztosítási, egészségpénztári, nyugdíjpénztári bejelentése, kijelentése.
• A munkaviszony létesítésével kapcsolatosan fennálló jelentési és tájékoztatási kötelezettségek teljesítése (úgy a munkavállaló, mint a hatóságok felé).
• A munkavállalók jövedelmének (bérek, juttatások, premizálás) meghatározása személyre szabott juttatási kereteinek (pl. természetbeni juttatás) nyilvántartása. Ide tartozik az ún. „cafeteria-rendszer” kialakítása, az ahhoz szükséges szabályzat kialakítása, személyi nyilvántartása.
• Az adandó és adható pótlékoknak, juttatásoknak a meghatározása, esetleges keretösszegek meghatározása, figyelése.
• A munkáltatói jogok és kötelességek gyakorlása, a Munka Törvénykönyve, a Kollektív szerződés ágazati és egyéb csoportokra vonatkozó előírásainak a betartása és betartatása.
• Az Ügyfélnél a munkaügyi, tűz- és munkabiztonsági, foglalkozás-egészségügyi kérdések kezelése.
• Ügyfélnél történő teljesítmény-elszámolás, s ez alapján a bruttó bér összegének a meghatározása.
• Kötelező és ajánlott béremelésekről a döntés meghozatala, arról a dolgozók értesítése.
• Munkaügyi adatok elsődleges nyilvántartása, az adatokban bekövetkezett változások nyomon követése.
• Munka- és bérügyi viták lefolytatása az Ügyfél dolgozóival.
• Jelenlét, távollét időbeni és jogcím szerinti nyilvántartása, vezetése.
• Belföldi, külföldi kiküldetések, kirendelések szervezése, elszámoltatása.
• Az Ügyfél dolgozói személyes társadalombiztosítási ügyeinek intézése.
• Az Ügyfél dolgozóival való különböző tárgyú szerződések megkötése, az azokban foglaltak nyomon követése, betartása és betartatása, szankcionálása (p kölcsönszerződés, tanulmányi szerződés stb.).
• A szakmunkástanulókkal, diák- és alkalmi munkával, munkaerő-kölcsönzéssel kapcsolatos adminisztratív feladatok, engedélyeztetési eljárások és jelentési kötelezettségek teljesítése.
• Az Ügyfélnél dolgozó munkatársak, az Ügyfél tulajdonosi köréhez tartozó önadózást választó személyek egyéni jellegű adózási kérdéseinek megoldása, személyi jövedelemadó bevallásának elkészítése.
• A munkaügyi és bérügyi jellegű iratoknak közvetlenül a dolgozók részérére történő átadása, postázása.
• Leépítés, csoportos leépítés esetén a munkaügyi szervekkel való kapcsolat minden formája.
• Szabadságkiadás (időbeosztás, engedélyezés, dokumentálás).
• A nettó bérek kifizetésével kapcsolatos adminisztrációs feladatok (pl. „borítékolás”, átutalási megbízások megírása, elektronikus banki utalás)
• Az Ügyfél dolgozóit informálni arról a tényről, hogy a személyes adataikat külső szolgáltató kezeli. A Könyvelő rendelkezésre bocsátja a dolgozók adatkezelését engedélyező nyilatkozatot, amelyet az Ügyfél köteles a dolgozóival aláíratni és annak egy példányát a Könyvelő részére visszajuttatni.
• Az Ügyfelek személyi jellegű ráfordításaihoz kapcsolódó támogatások ügyintézése.
• Az Ügyfél által a munkavállalói részére kiadott munka- és védőeszközök, munkaruházat személyre szóló nyilvántartása, a kiadott eszközökkel kapcsolatos elszámoltatás.
• Az Ügyfél távmunka vagy „home office” rendszerének munkaügyi kialakítása.
• Munkahelyi balesetek dokumentálása, felelősségi pontok megállapítása.
• Külföldi munkavállalók munkavégzéséhez szükséges dokumentumok és engedélyek megszerzésével kapcsolatos ügyintézés.
• Ügyfél munkavállalóinak a betegséget igazoló dokumentumainak tartalmi ellenőrzése, felülbírálata, esetleges javíttatása.

 

Amennyiben a Könyvelő a bérszámfejtési szolgáltatások tartalmából kizárt (előbbiekben felsorolt vagy ezeken kívüli) a humánpolitika körébe sorolható feladatokat átvállal az Ügyféltől, akkor a Felek ezen feladatok tartalmára és a hozzájuk kapcsolódó ellentételezésre vonatkozóan külön állapodnak meg.

 

5. Együttműködés a bérszámfejtésben

 

5.1       A Könyvelő a bérszámfejtési tevékenységet saját maga, a saját IT-rendszerében, jogtiszta, magas szakmai színvonalat képviselő programmal vagy „alvállalkozó’ segítségével, annak munkájának szoros ellenőrzésével végzi.

 

• Az Ügyfélnél az új dolgozók beléptetése és a munkaviszony létesítéséhez szükséges adatok maradéktalan összegyűjtése, majd a Könyvelő részére történő eljuttatása az Ügyfél feladata. Ehhez a Könyvelő támogatásként megadja, hogy milyen adatokra és dokumentumokra van szükség a belépő dolgozóval és a munkaviszony létesítésével kapcsolatosan.
• Az Ügyfél feladata az új munkavállaló Mt. és GDPR szerinti kötelező tájékoztatása
• az Mt. által kötelező jelleggel megadott információk (Mt. 46-47. §);
• ki végzi a bérszámfejtési tevékenységet, illetve külső szolgáltatóként vagy alkalmazottként;
• milyen, a munkavállalóra vonatkozó adatok kerülnek külső szolgáltatóhoz;
• a munkavállaló kapcsolattartása a bérszámfejtéssel – a Könyvelő nem tart közvetlen személyes kapcsolatot az Ügyfél munkavállalóival, hanem minden adat és információ a könyvelésre vonatkozó szerződésben megnevezett személyeken keresztül történik.
• Az Ügyfél havonta, legkésőbb a tárgyhót követő 2-áig elküldi a bérszámfejtéshez szükséges alapdokumentumokat és egyéb bérszámfejtéshez szükséges adatokat, információkat (pl. „Munkahelyi jelentés”, betegállományok, szabadságok, nyújtott természetbeni juttatások, kiküldetések stb.) a Könyvelőnek.
• Az Ügyfél folyamatosan írásban tájékoztatja a Könyvelőt a nála bekövetkező munkaügyi és bérszámfejtést érintő változásokról. A bérszámfejtés előtt rendelkezésre bocsátja a belépő dolgozók személyes és a bérszámfejtéssel összefüggő adatait, a dolgozó munkaszerződését és az előző munkáltatóktól származó igazolásokat. Az Ügyfél a kilépő dolgozóknál megadja a kilépéssel kapcsolatos összes információt.
• A Könyvelő által igényelt összes adat rendelkezésre állása után a Könyvelő elvégzi a szükséges számfejtési munkákat. A bérszámfejtés elvégzése után a Könyvelő a bérszámfejtési outputokat (utalandó bérek listája, fizetendő adók és járulékok, levonások listája, bérjegyzékek, esetleges egyéb dokumentumok stb.) eljuttatja az Ügyfélnek, aki azokat ellenőrzi, majd megteszi a szükséges pénzügyi lépéseket (fizetés, utalás).
• Ha a Könyvelő a nevesített kapcsolattartójától – a kért időponthoz képesti csúszással, de legkésőbb a tárgyhót követő 7-éig sem kapja megidőben a bérszámfejtéshez szükséges adatokat, akkor erről haladéktalanul tájékoztatja az Ügyfél vezetését. Részlegesen küldött adatok esetén a Könyvelő a rendelkezésére álló információk alapján elkészíti a számfejtést, s az eredményt a hiányosságokra való figyelemfelhívással eljuttatja az Ügyfélnek. Ha az Ügyfél oldaláról a korrekció, hiánypótlás megtörténik, akkor a Könyvelő elvégzi a szükséges javításokat, azonban a korrigált bérszámfejtésekre vonatkozóan emelt díjtételt alkalmazhat.
• Ha az Ügyfél hibájából, késedelméből a már elkészített bérszámfejtést utólag módosítani kell, akkor a Könyvelő jogosult erre vonatkozóan – a többletmunka jellegének és mennyiségének a figyelembevételével – díjat felszámítani. Ha a bérszámfejtéssel kapcsolatosan a már leadott adóbevallást módosítani kell, akkor az önellenőrzésnek minősül. Ennek díjtétele megegyezik az általános együttműködés során felszámított díjtétellel.
• A Könyvelő úgy köteles a saját munkáját megszervezni, hogy a számfejtéssel biztosítható legyen az Ügyfélnél annak előre meghatározott munkabérfizetési gyakorisága és a bérfizetés napja és módja.
• A Könyvelő írásban informálja az Ügyfelet a bérszámfejtéssel kapcsolatos aktuális költségvetési kötelezettségekről (adónem, költségvetési számla, határidő, utalandó összeg, utalás megjegyzése).
• A Könyvelő az aktuális törvényekben meghatározott módon és formában elkészíti a munkavállalóknak szóló bérrel kapcsolatos igazolásokat, az adóhatóság részére a szükséges év közbeni és év végi jelentéseket, bevallásokat. A Könyvelő gondoskodik azoknak az illetékes helyre, a megfelelő aláírásokkal együtt történő továbbításáról.
• A bérszámfejtéssel és munkaüggyel kapcsolatos adatokat a könyvelési adatokhoz hasonló módon a Könyvelő évente egy alkalommal, az üzleti év zárásához kapcsolódóan, illetve év közbeni szerződésbontás esetén az együttműködés utolsó bérszámfejtési havát követően, strukturált formában és olvasható módon archiválja és az ügyfél rendelkezésére bocsátja.
• Az Ügyfél tudomással bír arról, hogy a munkaügyi adatokra vonatkozó iratőrzési szabályokra az iratőrzésre vonatkozó általános szabályok az irányadók azzal, hogy a jogszabályi előírások hiánya esetén a megőrzés idejének eldöntése az Ügyfél saját mérlegelésébe tartozik. A bér- és munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozó jogszabályi előírások és saját hatáskörben hozott döntések betartásáért az Ügyfél a felelős.
• A szerződéses kapcsolat lezárása után a Könyvelő köteles a még nála lévő, az Ügyfél foglalkoztatottaira vonatkozó eredeti dokumentumokat az Ügyfélnek visszaszolgáltatni. A Könyvelő az Ügyfél foglalkoztatottakkal kapcsolatos dokumentumait csak addig tarthatja magánál, ameddig azokat még bármilyen feladat ellátásához fel kell használni (pl. adatszolgáltatás). Az Ügyfél köteles a Könyvelőnél lévő eredeti dokumentumokat a Könyvelő jelzésének megfelelően visszavenni.
• A szerződéses kapcsolat végén a Könyvelő annak érdekében, hogy az Ügyfél számára a bérszámfejtési munka folytatásához – igény szerint – adatokat tudjon biztosítani, az Ügyfél bér- és munkaügyi adataira vonatkozó elektronikus adatállományokat a saját rendszerében a szerződés felmondását követően az utolsó beszámoló és/vagy adóbevallás leadását (maximális leadási határidőt) követően további 12 hónapig tarthatja jogszerűen (változatlan formában) meg. Ezt követően a Könyvelő az Ügyfél munkaügyi és bérszámfejtési adatait a saját rendszeréből vagy az általa használt idegen rendszerekből törli, vagy közvetlenül nem hozzáférhető állapotra állítja. A szerződéses kapcsolat végétől a törlésig a Könyvelő csak az Ügyféllel történt egyeztetés után használhatja fel az adatokat.

 

AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI

 

6. A kapcsolattartás személyi feltételei

 

• A könyvelésre vonatkozó jogviszony létesítésére az Ügyfélnek a közhiteles nyilvántartásban szereplő képviseleti joggal rendelkező vezető tisztségviselője vagy általa igazoltan ilyen kötelezettségvállalásra felhatalmazott személy jogosult.

 

• A Felek kötelesek egymást haladéktalanul, írásban informálni a képviselet változását illetően.

 

• Az Ügyfélnek a könyvelésre vonatkozó szerződést aláíró képviselője nyilatkozik arról, hogy a szerződés tárgyára vonatkozó megbízást az általa képviselt cég nevében adja.

 

• A Könyvelővel való kapcsolattartás céljából az Ügyfél az egyes feladatokhoz, információs szintekhez különböző személyeket társíthat. A Felek a kapcsolattartó személyeket (név, beosztás, könyvelővel való információs találkozási pont) a felek közötti könyvelésre vonatkozó szerződés mellékletében rögzítik. Tájékoztató jelleggel megadjuk a könyveléshez kapcsolódó feladatokat, illetve beosztásokat. Az Ügyfél ennek megfelelően a saját struktúrájának, érdekrendszerének, információbiztonságának függvényében változtathatja ezt meg. A Felek információk alatt értik az azokat hordozó dokumentumokat is.

 

Ügyvezető(k), igazgató(k): A Könyvelő részére bárminemű információ megadására jogosult, illetve számára a Könyvelő mindennemű információ megadására köteles. Ezen belül kiemelten:

• Könyvelésre vonatkozó szerződés megkötése, felbontása, abban bármilyen változtatás kezdeményezése.
• Feldolgozott adatokba való teljes körű betekintés.
• Gazdasági jellegű döntések meghozatala, a vállalkozás stratégiájának kijelölése, arról a Könyvelő tájékoztatása.
• Beszámolóval kapcsolatos döntések meghozatala, a beszámoló aláírása.

 

Irodavezető, titkár(nő), pénzügyi vezető: A Könyvelőnek minden általa ismert, a könyvviteli szolgáltatáshoz szükséges információ megadására köteles, illetve a Könyvelő számára csak azokat az információkat adhatja meg, amelyek megadását az ügyvezető rendeli. Jellemzően:

• alapbizonylatok átadása a könyvelésnek,
• alapbizonylatok visszavétele a könyveléstől,
• bizonylatokkal kapcsolatos információk biztosítása a könyvelés felé,
• bizonylatokkal kapcsolatos ügyintézési feladatokra vonatkozó információk a könyveléstől.

 

Ügyvezető által dokumentáltan megjelölt személy: azokat az adatokat, információkat adhatja meg és kaphatja meg, amelyeket az ügyvezető írásban rögzítetten megjelöl.

 

• Az Ügyfél mindenkor érvényes és hatályos alapító okiratában szereplő tulajdonosok, vezető tisztségviselők, illetve az azok által írásban meghatalmazott személyek jogosultak – a Felek által előre egyeztetett időpontban, személyazonosságuk igazolása után – a könyvelésbe betekinteni.

 

• A könyveléshez való távoli elektronikus hozzáférés biztosításának személyi és technikai feltételeiről a Felek vezető tisztségviselői vagy az általuk a könyvelésre vonatkozó szerződéskötésre felhatalmazott személyek – a saját munkamódszereiknek és érdekrendszerüknek az egyeztetése után – döntenek. A jogosultságok megadása és visszavonása a Felek vezető tisztségviselőjének vagy az általa a könyvelésre vonatkozó szerződés megkötésére meghatalmazott személynek a

 

• A Könyvelő vállalt szolgáltatásainak teljesítéséhez igénybe vehet jogilag különálló alvállalkozót. Az alvállalkozót a Felek úgy kezelik, mintha az a Könyvelő belső struktúrájának a részét képezné.

 

• Az Ügyfél kezdeményezheti a Könyvelő (mint gazdasági társaság) tagja, alkalmazottja felé eseti vagy állandó meghatalmazás adását az adóbevallások, adatszolgáltatások elektronikus úton történő teljesítésére, az adózással kapcsolatos ügyek intézésére vonatkozóan. Az eseti vagy állandó meghatalmazás csak akkor lép életbe, ha azt a meghatalmazott és a Könyvelő (mint gazdasági társaság) vezetője is írásban, aláírásával igazoltan elfogadja, s azt az adóhatóság felé bejelentik.

 

• A Könyvelő nem jár el a következő esetekben:

 

• a belföldön nem letelepedett adóalany képviseletében,
• adózási ügyvivőként,
• pénzügyi képviselőként,
• a kezelt vagyon képviseletében.

 

• Az Ügyfél csak akkor adhat eseti jellegű meghatalmazást adózási jellegű ügyeken kívül a Könyvelőnek, ha a Könyvelő a meghatalmazást elfogadja. A Könyvelő a meghatalmazás birtokában is csak ügykezelőként járhat el, nyilatkozatot az Ügyfél nevében nem tehet, kötelezettséget az Ügyfél nevében nem vállalhat.
• Ha a meghatalmazás intézményére vonatkozó felkérést a Könyvelő nem fogadja el, akkor a vonatkozó bevallások, adatszolgáltatások teljesítése az Ügyfél által történik. Ennek lebonyolításához a Könyvelő minden olyan tartalmi, formai és technikai támogatást biztosít, amely a könyvelési rendszerből kinyerhető vagy az általános szakmai normarendszer alapján a könyvelőnek tudnia kellene. Ez jelenti egyrészről a szükséges adatok küldhető formában való, időben történő rendelkezésre bocsátását, másrészt a benyújtás technikai lebonyolításának a levezénylését (írásos útmutatóval vagy szóban).

 

• A Könyvelőnek jogában áll az eseti vagy az állandó meghatalmazást visszaadni. Ez esetben a Könyvelő gondoskodik arról, hogy a meghatalmazás tényének a visszavonása az illetékes hatóságok felé bejelentésre kerüljön, illetve tájékoztatást ad az Ügyfélnek a lehetséges joghatásokról.

 

• Ha az Ügyfélnél olyan személyi változás lép életbe, amikor az addigi képviselet nem biztosított (pl. felszámolási eljárás), minden addig adott meghatalmazás automatikusan megszűnik. Ilyen esetben a Könyvelő köteles felhívni a figyelmet a képviselet megszűnésével kapcsolatos következményekre, az Ügyfél pedig köteles az új képviseletről gondoskodni, vagy az új külső képviselőt akceptálni.

 

• A cégkapun vagy ügyfélkapun elektronikusan a Felek bármelyikéhez érkezett és továbbítandó levelek, ügyiratok, okmányok küldésének módja: elektronikus levél (e-mail).

 

• Biztonságtechnikai megfontolásból a Könyvelő jogosult a biztonsági mentések készítésére, készíttetésére, s azoknak a könyvelés helyén kívüli tárolására. Az Ügyfél tudomásul veszi ennek a tényét.

 

• Ha valamely Fél akadályoztatva van az általa vállalt kötelezettség teljesítésében, köteles erről a másik Felet haladéktalanul tájékoztatni. A Felek leszögezik, hogy a tájékoztatás módja az írásban történő közlés, de emellett szóbeli egyeztetéssel kell az akadályoztatásból eredő károk csökkentésének módját megbeszélni.

 

• A Könyvelőnél a telefonon történő ügyintézésre szolgáló idő hétfőtől péntekig 9.00 órától 15.00 óráig tart, illetve a Könyvelővel előre egyeztetett időpontban.

 

7. Felelősségi kérdések

 

• A könyvelés pontosságáért és szabályszerűségéért, a Könyvelő által vezetett nyilvántartások rendelkezésre bocsátott bizonylatokkal való egyezőségéért, az ebből készített bevallások, beszámolók pontos, határidőre történő elkészítéséért – jelen ÁSZF Ügyfélre rótt kötelezettségeinek teljesítése esetén – a Könyvelő felelősséget vállal.

 

• A bizonylatok határidőn túli rendelkezésre bocsátásából eredő mindennemű késedelem az Ügyfél felelőssége, veszélye és kára.

 

• Az Ügyfél által kibocsátott és befogadott számlák tartalmi, formai és adózástechnikai hibái miatt, továbbá a könyvelés rendelkezésére bocsátott bizonylatok, okmányok, alaki megfelelőségéért, tartalmáért, a rendelkezésre bocsátott másolatoknak az eredetivel való megegyezőségéért, a létrehozott és a könyvelés részére átadott elektronikus adatállományok eredetiségéért, helyességéért és továbbfeldolgozhatóságáért, a bizonylatok mögött lévő gazdasági események valódiságáért, nemzetközi adózásbéli megítélésükért a Könyvelő semminemű felelősséget nem vállal, a teljesítésigazolás valódiságát nem vizsgálja, nem vizsgálhatja. (Az Ügyfél felelősségét nem mentesíti az a tény, hogy átadta a Könyvelőnek a bizonylatokat, illetve az az igénye sem, hogy a Könyvelő az általa észlelt minden hibára, hiányosságra felhívja-e a figyelmet.)

 

• Az Ügyfél köteles a késedelméből, hibájából vagy ezekből származó bármilyen akadályoztatásból eredő károkat, illetve többletköltségeket – külön megállapodás, illetve kalkuláció szerinti mértékben – megtéríteni a Könyvelőnek. Az Ügyfél vállalja, hogy a kártérítést vagy kártalanítást a Könyvelő felé teljesíti függetlenül attól, hogy ki volt a kárt elszenvedő (a Könyvelő, a Könyvelő munkatársai, a Könyvelő partnerei). Ha a kártérítés vagy kártalanítás nem a Könyvelőt, hanem harmadik személyt illeti, akkor a Könyvelő haladéktalanul továbbítja azt az érintettnek.

 

• A Könyvelő nem tehető felelőssé azon tételekkel kapcsolatos adózási és számviteli következményekért, amelyek nem az általa könyvelt, rögzített bizonylatokból, nem az általa végzett számításokból, jelentésekből, könyvelési kimenetekből erednek. (Nem tartoznak ide a Könyvelő alvállalkozói által végzett ilyen jellegű tevékenységből származó károk, azokért a Könyvelő a felelős.)

 

• A Könyvelő nem felel azon károkért, amelyek abból adódtak, hogy az Ügyfél által közölt információk, adatok és bizonylatok nem a valóságnak és az előírásoknak megfelelők, illetve helytelenek voltak vagy nem megfelelő időben kerültek a Könyvelőhöz.

 

• Ha valamely hiba, hiányosság miatt az Ügyfél felszólamlása jogos, a Könyvelő köteles az esetleges hibáit, hiányosságait legkésőbb az annak felfedezésétől számított öt (5) munkanapon belül felülbírálni és korrigálni.

 

• Az adatfeldolgozás hibájából eredő károkért – amennyiben a Könyvelő felelőssége egyértelműen megállapítható – a helytállási kötelezettség a Könyvelőt 2 havi könyvelési díj mértékéig terheli.

 

• A Könyvelő a 7.8 pontban meghatározott mértékig megtéríti azon károkat, amelyek kizárólagosan az ő hibájából, késedelméből származnak. Ennek eljárási rendje a következő:

• Az Ügyfél jelzi a Könyvelő felé azokat a károkat, amelyek nála kizárólagosan a könyvelő hibájából eredően következtek be.
• A kártérítésnél szóba jöhető károk alatt a Felek az adózás rendjéről szóló jogszabályok mindenkori tartalmának megfelelő bírságokat és pótlékokat értik, amelyek a könyvelői szerződésben meghatározott szakmai szolgáltatásra irányadó foglalkozási/szakmai előírások és szabályok, szerződési rendelkezések megszegésével/megsértésével összefüggésben keletkeztek. A kártérítésnél szóba jöhető károk fogalmába nem tartozik bele

– az adóhiány és adótöbblet összege, mert az adott ügylettel kapcsolatosan egyébként is az Ügyfelet terhelné, illetné;

– a termelési, szolgáltatási, kereskedelmi ügymenethez tartozó következmények;

– az Ügyfél által a könyvelési anyag ellenőrzésére, újbóli könyvelésére, konzultációra igénybe vett külső szakértő díja;

– az Ügyfél, illetve annak felelős vezetése jogi és jogszabályi ismereteinek hiányából eredő következmények;

– azok a károk, amelyek az Ügyfél jóváhagyásával keletkeztek vagy az Ügyfél Könyvelőnek adott utasításából erednek;

– az Ügyfél vagyonában beállott csökkenés, az elmaradt vagyoni előny és az Ügyfél vagyoni hátrányok kiküszöböléséhez felmerült költségek;

– az Ügyfél és a Könyvelő szerződéses és munkakapcsolatát megelőző időszakra vonatkozó, vagy abból az időszakból eredő következmények.

• A Könyvelő az Ügyfél jelzésétől számított tizenöt (15) napon belül jelzi az Ügyfél felé, mennyiben tartja magát felelősnek a kár bekövetkeztében. Ha a Könyvelő bizonyítja, hogy ő az adott helyzetben a tőle elvárható módon járt el, akkor a kártérítés kérdése a továbbiakban nem merül fel. Ha az Ügyfél a bizonyítást, illetve a vétkesség mértékét nem fogadja el, a felek független igazságügyi könyvszakértőt bíznak meg a vétkesség tényének és a vétkesség mértékének a megállapítására, amelynek véleményét úgy az Ügyfél, mint a Könyvelő elfogadni köteles. A független igazságügyi könyvszakértő személyében a felek közös véleménye szükséges. Ha a Felek ebben nem tudnak megállapodni, akkor az igazságügyi könyvszakértő a Magyar Könyvvizsgálói Kamara címjegyzékéből véletlenszerűen kerül kiválasztásra.
• Ha a Könyvelő elismeri, hogy az adott kár teljes mértékben az ő hibájából következett be, annak kiküszöbölésére nem tett semmilyen megelőző intézkedést sem (pl. nem hívta fel az Ügyfél figyelmét bizonyos szabályok betartására, vagy az Ügyfélnél keletkező bizonyos hibák kiküszöbölésére), akkor a kárt a Könyvelő a 7.8. pontban meghatározott felső határig megtéríti.

 

• A Könyvelő az éves beszámoló vagy közbenső mérleg összeállításához „Teljességi nyilatkozatot” kérhet az Ügyféltől.

 

 

8. Garanciák

 

• A Felek garanciát vállalnak arra, hogy minden hátsó szándék nélkül és tiszta üzleti alapon működnek együtt, illetve egymás munkájának, véleményének tiszteletben tartásával tevékenykednek a közös üzleti tevékenységük során.

 

• A Könyvelő garantálja, hogy rendelkezik azon engedélyekkel, illetve olyan képesítéssel bíró munkatársakkal, amelyeket a jogszabályok számára a vállalt munkafolyamatok elkészítéséhez előírnak, illetve akik olyan szakmai ismeretekkel rendelkeznek, amelyek biztosítják a feladatok magas szintű ellátását.

 

• A Könyvelő garantálja, hogy a kapott adatokból, információkból és bizonylatokból elkészített munkája megfelel a mindenkori törvényi előírásoknak, és megfelelő alapot biztosít a további feldolgozáshoz.

 

• A Könyvelő széleskörű és jelentős szakmai tapasztalattal, segítőkész szakmai kapcsolatrendszerrel, valós referenciákkal rendelkezik. Rendelkezésére áll minden olyan jogforrás, szakirodalom, amely biztosíthatja az Ügyfélnél felmerülő kérdések leghatékonyabb kezelését. Ezzel a Könyvelő komplex szolgáltatást és megbízható hátteret tud az Ügyfélnek nyújtani.

 

• A Könyvelő a szerződés keretében teljesítendő feladatokhoz jogosult a saját munkatársain kívül eseti vagy hosszabb időszakra külső közreműködők, illetve „alvállalkozók” munkáját igénybe venni azzal, hogy azok garantáltan rendelkeznek a tevékenység végzéséhez szükséges jogosítványokkal, szakértelemmel, illetve vállalják a titoktartási kötelezettség betartását. A Könyvelő a külső közreműködők, illetve „alvállalkozók” munkáját, mint saját tevékenységének eredményét adja az Ügyfél felé tovább, illetve azok munkájáért teljes mértékben – a saját tevékenységével megegyező – felelősséggel tartozik az Ügyfél felé.

 

• A Könyvelő az információbiztonság területén igyekszik minden tőle telhetőt megtenni az illetéktelenek információszerzésének megakadályozása érdekében.

 

• A Könyvelő garantálja, hogy legjobb tudása alapján ítéli meg az Ügyfél által hozott bizonylatok mögötti gazdasági eseményeket. Ha bármely bizonylattal vagy gazdasági eseménnyel kapcsolatosan kérdése merül fel, azt az Ügyféllel egyezteti. Ha a könyvelő nem kap választ, vagy nem egyértelmű választ kap a feltett kérdésre, úgy mind adózási, mind számviteli szempontból az általa legbiztonságosabb megoldást választja – még akkor is, ha az az Ügyfélnek többletköltséget vagy több fizetendő adót jelent. (Az egyeztetés során nem tekinthető véleménykülönbségnek az alkalmazott szoftverek adta kerekítésekből eredő különbözet, illetve az 1000 forintnál kisebb értékű egyedi különbözet.)

 

• A Könyvelő garanciát vállal a GDPR-ral és a titoktartással kapcsolatosan minden olyan eljárásra, amely a jelen ÁSZF által érintve van.

 

• A Könyvelő garanciát vállal, hogy a működésében olyan etikai és a belső rendjére vonatkozó szabályokat követ, amelyek a könyvelői szakmára és működési feltételekre vonatkozó legmagasabb elvárásoknak is megfelelnek.

 

• Az Ügyfél elfogadja a Könyvelő belső munkaszervezési rendszerét. Ennek keretében az Ügyfél a könyvelési, bérszámfejtési és egyéb bekért, illetve a munka megfelelő szintű elvégzéséhez szükséges anyagokat, információkat a Könyvelő által vagy a jelen ÁSZF-ben vagy egyedileg meghatározott időben és kijelölt csatornákon keresztül, a Könyvelő által kommunikált munkaszervezésnek megfelelően bocsátja rendelkezésre.

 

• Az Ügyfél garanciát vállal arra, hogy az elektronikusan megküldött anyagainak adattartama azonos a papíron rendelkezésére állóval vagy más, elektronikus forrás által kiadottal (például pdf-fájlok, bank xls-export, számlázó xml-export).

 

• Az Ügyfél akceptálja, hogy a Könyvelőnek a jelen ÁSZF 9. pontjában foglaltak szerint eljárási kötelezettsége van a pénzmosásra és a terrorizmus finanszírozásának megakadályozására vonatkozó jogszabályok (a továbbiakban: P, Kit.) értelmében.

 

• Az Ügyfél akceptálja a Könyvelőnek az üzleti titokra és a személyes adatok védelmére (a továbbiakban: GDPR) vonatkozó, a jelen ÁSZF 10. pontjában foglaltak szerint jogait és kötelezettségeit, illetve elvárásait.

 

 

9. A P és a Kit.

 

• A felek kölcsönösen tudomásul veszik, hogy
  – a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (a továbbiakban: ) és
  – az Európai Unió által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásáról, valamint ehhez kapcsolódóan egyes törvények módosításáról szóló 2017. évi LII. törvény (a továbbiakban: Kit.)
  a Könyvelő tevékenységére kötelező jellegű előírásokat tartalmaz. Ennek keretében a Könyvelő rendelkezik saját – a fenti törvényekben foglaltak betartását szolgáló – belső szabályzattal.

 

• A Pmt. és a a Könyvelő számára ügyfél-átvilágítási kötelezettséget ír elő. Ennek alapján a könyvelésre vonatkozó szerződés megkötésekor az Ügyfél, valamint annak képviselője és a tényleges tulajdonosa az üzleti kapcsolat megkezdése előtt, illetve a nevezett törvényekben előírt egyéb esetekben azonosításra kerülnek. A tényleges tulajdonos beazonosításánál, ha a Könyvelő nem tud nyilvános vagy általa elérhető adatbázisból az Ügyfél tulajdonosi körébe tartozó, illetve a tulajdonosi láncolatban tényleges tulajdonosnak számító személyről a vonatkozó jogszabályokban és szabályzatokban nevesített elégséges információt szerezni, akkor az Ügyfél által rendelkezésére bocsátott vonatkozó adatokat elfogadja.

 

• Az azonosítás során felveendő adatokat az Ügyfél az adatlap kitöltésével, az adatokat tartalmazó okiratok bemutatásával és az ahhoz való hozzájárulás megadásával adja meg, hogy a rögzítendő adatokat tartalmazó okiratokról a Könyvelő másolatot készítsen. A Könyvelő – az Ügyfél hozzájárulása nélkül is – köteles az adatokat tartalmazó dokumentumokról másolatot készíteni. Ha az Ügyfél a másolatkészítést nem engedi, elutasítja, az a Könyvelő részéről az üzleti kapcsolat azonnali hatályú felfüggesztését vonja maga után.

 

Az Ügyfél fenti adatszolgáltatási kötelezettsége az alábbi adatokra terjed ki.

Az Ügyfél (jogi személy vagy jogi személyiség nélküli társaság) természetes személy tulajdonosára (tényleges tulajdonosára is), vezetőjére, meghatalmazottjára vonatkozóan:

 

• családi és utónév;
• születési családi és utónév;
• állampolgárság;
• születési hely és idő;
• anyja születési neve;
• lakcím (ennek hiányában tartózkodási hely);
• azonosító okmány típusa és száma.

 

A jogi személyre vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetre vonatkozóan:

• név, rövidített név;
• székhely;
• főtevékenység;
• képviseletre jogosult neve, beosztása;
• kézbesítési megbízott adatai;
• cégbírósági vagy bejegyzési, nyilvántartási szám;
• adószám

 

• A pénzmosási törvény előírásai alapján az Ügyfél a szerződéses kapcsolat fennállása alatt köteles három (3) munkanapon belül a Könyvelőt értesíteni, ha az ügyfél-átvilágítás során rögzített adatokban változás következne be.

 

• A Könyvelő belső kockázatértékelési rendszert köteles működtetni, amelyben ügyfeleit alacsony, átlagos vagy magas kockázati kategóriába sorolja be. A Könyvelő köteles az üzleti kapcsolat fennállása során folyamatosan figyelemmel kísérni az üzleti kapcsolatot.

 

• A Könyvelő köteles kijelölni egy személyt arra, hogy a pénzmosásra, terrorizmus finanszírozására utaló jelek, vagy a dolog büntetendő cselekményből való származása esetén továbbítsa a bejelentést a pénzügyi információs egységnek.

 

• Az Ügyfél tudomással bír arról, hogy Könyvelőt a pénzmosási törvény bizonyos jelentések megtételére kötelezi.

 

• A Könyvelő megtagadhatja azon tételek lekönyvelését, elszámolását, amelyek pénzmosásra, az ún. „fekete gazdaságban” való részvételre utalnak. Ha az Ügyfél ezt másként látja, a Könyvelő ezeknek a tételeknek a könyvelését az Ügyfél által cégszerűen aláírt, a lekönyvelendő számlára való hivatkozással ellátott írásos utasítás alapján végzi el.

 

• A Könyvelő kérheti az Ügyfelétől a pénzeszközök forrására vonatkozó információk rendelkezésre bocsátását.

 

• A Könyvelő köteles különös figyelmet fordítani valamennyi összetett és szokatlan gazdasági eseményre, tevékenységre.

 

• Könyvelő székhelyszolgáltatást nem vállal.

 

10. Titoktartás

 

 

• A Könyvelőt harmadik személy felé az Ügyfél bárminemű adatai vonatkozásában a szerződés fennállásának időszaka alatt és azt követően korlátlan ideig titoktartási kötelezettség terheli, ha jogszabály ettől eltérően nem rendelkezik. A titoktartási kötelezettség magába foglalja azt, hogy a Könyvelő a rendelkezésére jutott adatokat, információkat harmadik félnek nem adja tovább, illetve a rábízott adatok felhasználásával nem hajt végre olyan tranzakciót, amelyre az Ügyfél nem utasítja.

 

• A Könyvelőt titoktartási kötelezettsége alól csak az Ügyfél erre irányuló írásos rendelkezése, a bűnügyi nyomozóhatóság, bíróság Ügyfélre vonatkozó megkeresése, házkutatási parancsa, végzése, a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény (Pmt.) és az Európai Unió és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásáról szóló törvény (Kit.), illetve a hozzá kapcsolódó egyéb joganyagokban megfogalmazott előírások mentik fel.

 

• A harmadik féllel szembeni titoktartási kötelezettség tekintetében kivételt képez továbbá az az eset, amikor a Könyvelő egy ügyre vagy hosszabb folyamatra szóló meghatalmazással képviseli az Ügyfelet hatósági eljárásokban vagy üzleti partnerrel szemben.

 

• Nem tekinthető a titoktartás értelmében harmadik félnek az Ügyfél bejegyzett vagy eseti könyvvizsgálója, illetve a könyvvizsgáló cég alkalmazottja. Számukra a Könyvelő előzetes kérésre, az Ügyféllel történt, az adatok tartalmára vonatkozó külön egyeztetés nélkül jogosult a Magyar Könyvvizsgálati Standardok előírásainak megfelelő könyvvizsgálat lefolytatásához adatokat kiadni, biztosítani.

 

• A Könyvelő – a kivételként nem nevesített és meghatalmazotti viszonyon kívüli esetekben – harmadik fél részére közvetlenül nem szolgáltat az Ügyfélről semmilyen adatot, információt. Kiemelten ide tartoznak az Ügyfél munkavállalói, hitelezői, üzleti partneri, a sajtó, a közvéleménykutatók, a nem kötelező jellegű statisztikát készítők általi megkeresések is. Minden ilyen jellegű megkeresésről, adatkérésről a Könyvelő haladéktalanul értesíti az Ügyfelet.

 

• Ha az Ügyfélnél felügyelőbizottság működik, akkor annak a Könyvelő betekintést biztosít az Ügyfél irataiba, számviteli nyilvántartásába, könyveibe, illetve a felügyelőbizottság részére – a cég munkavállalóira vonatkozó szabályok szerint – a feltett kérdésekre ismeretei szerint megadja a legpontosabb választ. Ez sem tekinthető az üzleti titok megsértésének.

 

• A Könyvelő az informatikai hátteréről folyamatos, többszintű mentést készít, illetve a rendszergazdai feladatokat ellátó szolgáltatóval készíttet. A másodlagos mentések őrzésének a helye lehet a rendszergazda által biztosított tárhely, valamint közvetlen vagy közvetett elérhetőséggel ún. felhő alapú tárhely. A Könyvelő és a rendszergazda (vállalkozás) közötti szerződésben a rendszergazda a Könyvelő és ügyfelei minden, általa megismert adatára titoktartási kötelezettséget vállal, illetve a titoktartási kötelezettség – a rendszergazda belső titokkezelési szabályzatának megfelelően – kiterjed a rendszergazda munkatársaira is.

 

• A Könyvelő olyan belső szervezeti rendszert és közös értékrenden alapuló etikai normarendszert alakított ki és működtet, amely biztosítja, hogy munkavállalói és alvállalkozói is egységesen értelmezik az üzleti titok fogalmát és betartják az üzleti titok kezelésére vonatkozó szabályokat.

 

• Az Ügyfél is kötelezettséget vállal arra, hogy a Könyvelőről megtudott információkat, annak eljárásait, működésének feltételeit, adatait üzleti titokként kezeli és így azt nem adja tovább harmadik félnek.

 

• Úgy az Ügyfél, mint a Könyvelő a szerződés aláírásával megengedi, hogy a másik Fél a referencialistáján szerepeltesse őt. Bármely listán történő szerepeltetés esetén a Felek informálják egymást.

 

 

11. Az adatfeldolgozás feltételei (GDPR)

 

• A Felek együttműködésében a természetes személyek adataira tekintettel az ÁSZF-ben és a könyvelésre vonatkozó szerződésben nevesített szolgáltatásokban az Ügyfél mint adatkezelő, a Könyvelő mint adatfeldolgozó vesz részt. A Felek az együttműködésben az Európai Parlament és Tanács (EU) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló 2016/679 rendelete (2016. IV. 27.) (a továbbiakban: GDPR) tartalmának megfelelően működnek.

 

• A Felek együttműködése során olyan adatkezelés történik, amelyben a Könyvelő mint adatfeldolgozó működik közre. Az adatfeldolgozás tárgya az Ügyfélnél (mint Adatkezelő) keletkező bizonylatokon szereplő természetes személyekre vonatkozó adatok, amelyben a Felek az Szt. 166 §-ban foglalt bizonylatfogalmat értik.

 

• Adatfeldolgozó igénybevételéhez nem kell az érintett természetes személy előzetes beleegyezése, de szükséges a tájékoztatása, amely az Ügyfél (mint Adatkezelő) feladata. Ennek érdekében a Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) az adatfeldolgozói tevékenységéről a jelen ÁSZF-ben ad tájékoztatást. E mellett az Ügyfél (mint Adatkezelő) kérheti a Könyvelőt (mint Adatfeldolgozót), hogy a felmerült kérdésekben további tájékoztatást adjon az általa végzett adatfeldolgozás módjáról.

 

• A Felek együttműködése során előforduló személyes adatok típusai:

1. a természetes személy természetes személyazonosító adatai (ideértve az előző nevet és a titulust is), neme, állampolgársága, a természetes személy adóazonosító jele, társadalombiztosítási azonosító jele (tajszáma), adószáma, egyéni vállalkozói igazolvány száma, őstermelői azonosító száma;
2. a természetes személy munkavégzésével és javadalmazásával kapcsolatos adatok;
3. a könyvelés során az olyan tranzakciók eredménye, hatása, amelyek természetes személyekkel kapcsolatosan merülnek fel;
4. egészségügyi adatok, szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, ha ahhoz a Munka Törvénykönyve munkajogi vagy valamely adótörvény (értsd alatta: társadalombiztosítási, nyugdíjról szóló törvény is) adójogi következményt fűz.

 

• A Felek biztosítják egymást arról, hogy náluk a személyes adatok kezelése mindenben a GDPR elvein nyugvó és jogszerű.

 

• Az Ügyfél (mint Adatkezelő) eljuttatja a nála kezelt személyes adatok egy körét a Könyvelőhöz (mint Adatfeldolgozóhoz), aki azokat a jelen ÁSZF és a Felek közötti könyvelésre vonatkozó szerződésben foglaltak alapján dolgozza fel. Ez alapján a Feleknél keletkezett személyes adatok kezelése jogszerű, mert „az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges”.

 

• Az Ügyfélnek (mint Adatkezelőnek) természetes személyek adataival kapcsolatos jogai és kötelezettségei:

 

• Az Ügyfél (mint Adatkezelő) jogosult – előzetes egyeztetés alapján és a Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) tevékenységének az akadályozása és zavarása nélkül – ellenőrizni a Könyvelőnél (mint Adatfeldolgozónál) a szerződés szerinti tevékenység keretében történő adatfeldolgozás végrehajtását.
• Az Ügyfélnek (mint Adatkezelőnek) a szerződésben meghatározott személyes adatokat érintő feladatokkal kapcsolatos utasításainak a jogszerűségéért az Ügyfelet (mint Adatkezelőt) terheli felelősség, ugyanakkor a Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) köteles haladéktalanul jelezni az Ügyfélnek (mint Adatkezelőnek), ha az Ügyfél (mint Adatkezelő) természetes személyek adataival kapcsolatos utasítása vagy annak végrehajtása jogszabályba ütközne.
• Az Ügyfél (mint Adatkezelő) kötelezettsége, hogy az érintett természetes személyeket a jelen szerződés szerinti adatfeldolgozásról tájékoztassa, s ha jogszabály előírja, hozzájárulásukat beszerezze.
• Az Ügyfél (mint Adatkezelő) nem hivatkozhat a Könyvelővel (mint Adatfeldolgozóval) való szerződéses kapcsolatban a GDPR és a kapcsolódó jogszabályok nem megfelelő ismeretére.

 

• A Könyvelőnek (mint Adatfeldolgozónak) a természetes személyek adataival kapcsolatos jogai és kötelezettségei:

• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) a személyes adatok tekintetében a tevékenysége során kizárólag az Ügyfél (mint Adatkezelő) írásbeli utasítása alapján jár el. Ennek az utasítási jognak a tartalma megegyezik a jelen ÁSZF-ben foglalt együttműködés könyvelőre vonatkozó előírásaival.
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) tevékenysége során biztosítja, hogy az érintett személyes adatokhoz való hozzáférésre feljogosított személyek – eltekintve a jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség betartása alóli felmentéseket – az általuk megismert személyes adatok vonatkozásában is titoktartási kötelezettség alá tartoznak.
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) vállalja, hogy tevékenységében a szakmaiság mellett prioritást élveznek a személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek.
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy az esetlegesen felmerülő kockázatok mértékéhez viszonyítottan a megfelelő szintű adatbiztonságot biztosítsa.
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) biztosítja, hogy az irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező természetes személyek kizárólag az Ügyfél (mint Adatkezelő) jogszabályi kötelezettségeinek a figyelembevételével, utasításának és érdekeinek megfelelően kezelhessék. Az Ügyfél tudomásul veszi, hogy ez alól kivételt képez, ha ettől uniós vagy tagállami jog egyéb kötelezettséget ró a Könyvelőre (mint Adatfeldolgozóra).
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) gondoskodik arról, hogy úgy a belső rendszerében, mint a közvetlen hozzáférés útján tárolt adatokhoz kizárólag az arra feljogosított személyek és kizárólag az adatkezelés céljával összefüggésben férjenek hozzá.
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) gondoskodik a felhasznált eszközök szükséges rendszeres karbantartásáról, fejlesztéséről.
• A Könyvelő (mint Adatkezelő) a személyes adatok kezelésére és feldolgozására vonatkozó belső szabályzattal rendelkezik, amely részletesen tartalmazza a konkrét védelmi intézkedéseket.
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) a személyes adatokat tároló eszközöket megfelelő fizikai védelemmel ellátott zárt helyiségben helyezi el, gondoskodik azok fizikai védelméről.
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) a munkafolyamatok megszervezésénél gondoskodik arról, hogy illetéktelen személyek ne férkőzhessenek a nem hozzájuk tartozó személyes adatok közelébe.
• A Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) a szerződésben meghatározott feladatok ellátása érdekében megfelelő ismerettel és gyakorlattal rendelkező személyeket foglalkoztat és gondoskodik arról, hogy azok folyamatosan ismerjék a vonatkozó adatvédelmi szabályokat, a könyvelésre vonatkozó szerződésben foglalt, e területen fennálló kötelezettségeket és megfelelően alkalmazzák az adatfeldolgozási tevékenység célját és módszereit.

 

• A GDPR szerinti adatkezelés időtartama megegyezik a Felek közötti könyvelésre vonatkozó szerződés időtartalmával. Az e jogviszony alapján a Könyvelőnél feldolgozott személyes adatok tárolási ideje és módja megegyezik a Felek könyvelésre vonatkozó szerződésében és a jelen ÁSZF-ben foglalt bizonylatokra vonatkozó őrzési idővel és feltételekkel.

 

• Ha a Könyvelőnél (mint Adatfeldolgozónál) olyan adatvédelmi incidens keletkezik, amelyben az Ügyfélhez köthető személyes adatok illetéktelen kezébe kerültek vagy kerülhettek, a Könyvelő (mint Adatfeldolgozó) köteles az Ügyfelet (mint Adatkezelőt) haladéktalanul tájékoztatni.

 

• A Könyvelőnél (mint Adatfeldolgozónál) nem működik adatvédelmi tisztségviselő.

 

12. Honorárium

 

 

• A jelen ÁSZF-ben rögzített szolgáltatások időszakos jellegű szolgáltatások. Elszámolási időszaknak azt a hónapot tekintjük, amelyre a könyvelési és bérszámfejtési bizonylatok vonatkoznak.

 

• Az Ügyfél az ÁSZF 1-2. és 6. pontjának teljesítéséért a Szerződésben meghatározott díjat fizet a Könyvelőnek. A Könyvelő jogosult a lekönyvelt tételek számától és az Ügyfélre fordított időtől függetlenül havi minimumdíj felszámolására. (Minimáldíj 000 Ft/hó + áfa)

 

• Az Ügyfelet terheli esetenként– a könyvelésre vonatkozó szerződésben egyedileg meghatározott – ügyviteli rendszer egyszeri költsége, mely az első havi könyvelési díjjal együtt kerül kiszámlázásra.

 

• Az Ügyfél az üzleti év végén az éves beszámoló és az üzleti évet lezáró adóbevallások elkészítéséért, azok közzétételéért, illetve leadását követően a könyvelésre vonatkozó szerződésben meghatározott díjat fizet a Könyvelőnek. A bevallások közé kell érteni a mindenkori jogszabályokban előírt módon és formában elkészítendő munkavállalóknak szóló bérrel kapcsolatos éves szintű igazolásokat, illetve az adóhatóság részére küldendő üzleti év végéhez kapcsolódó jelentéseket, bevallásokat is.

 

A könyvelésre vonatkozó szerződés mérlegfordulónappal történő felmondása esetén a könyvelő az éves beszámolót igény szerint elkészíti. Ebben az esetben az Ügyfél a könyvelésre vonatkozó szerződésben meghatározott díjat előre fizeti.

 

• Ha valamely jogszabály a naptári éven belül a számviteli törvény szerinti zárlatot és azon alapuló közbenső mérleg vagy beszámoló összeállítását írja elő, a közbenső mérleg vagy évközi beszámoló összeállítására vonatkozóan a Könyvelő az előző pontban leírtaknak megfelelően további, a könyvelésre vonatkozó szerződésben meghatározott díjat számít fel.

 

• Ha az Ügyfél hibájából, késedelméből következően a Könyvelőnek valamely bevallást önellenőrzéssel kell módosítania, az Ügyfél a könyvelésre vonatkozó szerződésben meghatározott díjat fizet a Könyvelőnek.

 

• A szokásos üzletmeneten felüli feladatokért az Ügyfél a könyvelésre vonatkozó szerződésben külön meghatározott díjat fizeti a Könyvelőnek. A külön nyújtott szolgáltatások az alábbi tevékenység besorolások alapján és a könyvelésre vonatkozó szerződésben rögzített díjtétellel kerülnek elszámolásra.

 

• általános adminisztratív feladatok (pl. kapott bizonylatok könyveléshez használható állapotra való rendezése, nyomtatványok kitöltése, átvállalt banki szolgáltatás, adatrögzítések, elkészült könyvelési anyag mozgatása, Ügyfélhez történő vagy Ügyfél érdekében történő eseti kiszálláshoz kapcsolódó közlekedés ideje)

 

• kiemelt adminisztratív feladatok (pl. kimutatások összeállítása, statisztikai adatszolgáltatás, egyeztetések Ügyfél érdekében harmadik személyekkel, könyvelésből speciális kigyűjtések)

 

• tanácsadás (pl. adóhatóságnál történő képviselet, adóhatósági ellenőrzéseken való aktív részvétel, cafetéria-tanácsadás, szakmai levelek és állásfoglalások kérése az Ügyfél érdekében, számviteli politika és egyéb szabályzatok készítése, aktualizálása, szerződéses kapcsolat megkezdése előtt nyújtott konzultáció)

 

• kiemelt tanácsadás (pl. üzletviteli tanácsadás, szakmaspecifikus kérdések, végelszámolásban vagy egyszerűsített végelszámolásban való aktív részvétel)

 

 

• A szerződéses kapcsolat megkezdése előtt nyújtott konzultáció díja a „tanácsadás” kategóriába sorolandó és annak végén készpénzben fizetendő. A fizetendő díjtételről a Könyvelő a konzultáció megkezdése előtt tájékoztatja az Ügyfelet.

 

• Évközi könyvelőváltás esetén, ha az átvétel nem biztosítja a folyamatos könyvelést, az Ügyfél érdekében a Könyvelőnek ellenőriznie kell az átvétel előtti időszakot. Hibák feltárása esetén újrakönyvelés és/vagy önellenőrzés válhat szükségessé. Az ellenőrzési feladat mennyiségétől függően az Ügyfél a könyvelésre vonatkozó szerződésben külön megállapodáson alapuló díjat fizet a Könyvelőnek.

 

• A szerződésben, illetve az ÁSZF tartalmán kívüli szolgáltatások díjazásáról a Felek alkalmanként külön állapodnak meg. Kiemelendő, hogy az átalakulással, egyesüléssel vagy szétválással együtt járó számviteli feladatok elkészítése, valamint az egyéb üzleti tervek, hitelkérelmek, pályázatok összeállítása, végelszámolásban való aktív közreműködés nem tartozik a szerződés keretébe, ezért azokra a felek külön megállapodáson alapuló díjban egyeznek meg.

 

• Külön megállapodáson alapuló díj jár a Könyvelőnek, ha átvállalja az Ügyfél partnereinek létezését igazoló adószám ellenőrzését.

 

• Az Ügyfélre vonatkozó bejelentési kötelezettségek teljesítésére, statisztikák és hasonló nyomtatványok elkészítésére vonatkozóan a Könyvelő az általa kitöltött oldalak száma alapján jogosult adminisztrációs díjtételre a könyvelésre vonatkozó szerződésben meghatározott mértékben.

 

• Ha az Ügyfél az ÁSZF-ben, illetve a szerződésben meghatározott határidő után bocsátja a könyvelési anyagokat vagy az azok lekönyveléshez szükséges információt rendelkezésre, akkor a Könyvelő jogosult – a késedelem miatt nála keletkezett munkaszervezési költségeinek fedezeteként – a könyvelési díj maximum 20%-os emelésére. A díjemelés mértéke attól függ, milyen mértékben akadályozta a késedelem a Könyvelő megszokott rend szerinti munkáját.

 

• Átalány alapú számlázás esetén a Könyvelő havonta számla kiállítására jogosult, függetlenül attól, hogy az Ügyfél juttatott-e el bizonylatot a Könyvelő részére vagy sem.

 

• Ha a Felek tételszámon alapuló elszámolásban állapodnak meg, a Könyvelő a bizonylatok főkönyvi rendszerben történt rögzítését követően jogosult a számla kiállítására.

 

• Az Ügyfél a Könyvelő szolgáltatásra vonatkozó számlája összegét nyolc (8) napon belül átutalja a Könyvelő számlán feltüntetett bankszámlájára.

 

• A Könyvelő a kibocsátott számláján a szolgáltatásra vonatkozó mindenkor érvényben lévő általános forgalmi adóról szóló törvény előírásai alapján tünteti fel a teljesítés időpontját. A számla szövegrészében a Könyvelő köteles szerepeltetni, hogy a szolgáltatás – a polgári jog értelmezése alapján – mely időszakra vonatkozik, azaz mely időszak (hónap, hónapok) adatainak a lekönyvelését jelenti.

 

• Az Ügyfél a számla kézhezvételétől számított hét (7) napon belül észrevételt tehet a számlával kapcsolatosan. Ha az észlelt, hibát, eltérést a Könyvelő is jogosnak ítéli meg, akkor a Könyvelő haladéktalanul köteles a szükséges módosításra, korrekcióra.

 

• A kiszámlázott díj késedelmes fizetése esetén a Könyvelő a mindenkori polgári jog alapján járó késedelmi kamatot számíthatja fel.

 

• Ha az Ügyfélnek a Könyvelő felé 2 havi kiegyenlítetlen számlatartozása van, a Könyvelő megtagadhatja, illetve korlátozhatja a könyvelésre vonatkozó szerződésben foglalt szolgáltatások teljesítését a fizetési késedelem pénzügyi rendezéséig.

 

A Könyvelőnek akkor is jogában áll a könyvelésre vonatkozó szerződésben foglalt szolgáltatások megtagadása vagy korlátozása, ha az Ügyfél vagyoni viszonyainak időközben bekövetkezett jelentős megromlása folytán azt érzékeli, hogy a viszontszolgáltatás (fizetés) veszélyeztetve van.

 

• A Könyvelő az előző pontban okot adó helyzetet igyekszik elkerülni. Ennek érdekében vállalja, hogy – az Ügyfél nehéz anyagi helyzetét mérlegelve – a könyvelésre vonatkozó szerződés korlátozását vagy felbontását megelőzően felajánlja az alábbi lehetőségek közül a helyzet megoldására leginkább alkalmazható eljárást. Ha az alábbi eszközök közül valamelyikről megállapodás születik a Felek között, akkor a Könyvelő folytatja a szolgáltatásnyújtást.

 

Ezek az eszközök:

• előre fizetés,
• óvadék letétele,
• azonnali beszedési megbízás biztosítása,
• készfizető kezesség, zálogjog biztosítása,
• biztosíték nyújtása.

 

• Ha a Könyvelő a 2 havi díj meg nem fizetése után nem él a szolgáltatásnyújtás megtagadásával, illetve az azonnali szerződésbontás lehetőségével, bárminemű szolgáltatás nyújtásához előleget kérhet. Ennek érdekében a Könyvelő az előlegre vonatkozó bekérő levelet állít ki az Ügyfél felé és csak akkor nyújtja tovább a szolgáltatást, ha bankszámlájára vagy készpénz útján megérkezik az elmaradás összege és az elkövetkező időszakra vonatkozó előleg.

 

• Amennyiben az Ügyfél felszámolási eljárás vagy kényszertörlési eljárás alá kerül, a tevékenységzáró beszámolót a Könyvelő – a fizetési kockázatok miatt – akkor készíti el, ha annak ellenértékét az Ügyfél vagy az Ügyfél nevében harmadik személy előzetesen megfizeti. Erre vonatkozóan a Könyvelő a szolgáltatás várható teljes ellenértékére előlegbekérő dokumentumot állít ki.

 

• A szerződésben rögzített díjtételek a szerződés aláírásának évére, illetve az aktuális év december 31-ig érvényesek, amennyiben nem következik be év közben a könyvelt anyag mennyiségében jelentős és tartós változás.

 

• A díjtételek kérdésére a szerződő Felek év közben visszatérnek, ha a tételszám, illetve a feladatok jelentősen és tartósan megváltoznak.

• Tartós változás: legalább fél éven át fennálló változása esetén.
• Jelentős változás: amit a Felek bármelyike annak minősít, de mindenképpen jelentős, ha a tételszám legalább 20%-kal megemelkedik, vagy ha az Ügyfél az alapszolgáltatáson felüli egyéb szolgáltatásokra (pl. munkaszámos nyilvántartás, külföldi rend szerinti külön nyilvántartás) tart igényt.

 

• Függetlenül attól, hogy a Felek év közben változtatták-e a szolgáltatások díját, a következő évi díjtétel meghatározásánál két dolgot figyelembe vesznek.

• A hivatalosan közzétett inflációs ráta mértékét, amely mértékkel az év utolsó hónapjára számlázott díjak mindenképpen változnak a következő év első hónapjától kezdődően.
• A végzendő feladatokban bekövetkezett mennyiségi és technikai változást.

 

• Az inflációból eredő díjnövekedést a Felek a könyvelésre vonatkozó szerződés alapján akceptálják, erre vonatozóan csak a következő év első időszaki számlájában kerül megjegyzés. A végzendő feladatokban bekövetkező mennyiségi és technikai változásból eredő díjmódosítási szándékáról a Könyvelő írásban értesíti az Ügyfelet, aki arra írásban reagálhat. Az új díjtétel elfogadását jelenti az új díjtétellel kiküldött számla befogadása és megfizetése is.

 

• A szolgáltatási díjak a könyvelésre vonatkozó szerződés 1. sz. mellékletében vannak rögzítve. Ha a szolgáltatási díjakban változás következik be, akkor nem kerül a Felek által új szerződés aláírásra, hanem a könyvelésre vonatkozó szerződés 1. sz. melléklete kerül módosításra.

 

• A Könyvelő jogosult a könyvelési díjra akkor is, ha az Ügyfél felmondja a könyvelésre vonatkozó szerződést, de az ÁSZF-ben rögzített felmondási időre vonatkozóan nem ad a Könyvelőnek könyvelendő anyagokat.

 

13. Az együttműködés hatálya

 

13.1         A Felek a közöttük lévő szerződést egy (1) hónapos határidővel, kizárólag írásban tett nyilatkozattal bármely részről felmondhatják. A felmondás közös megegyezéssel történhet a felmondás kézhezvételét magában foglaló hónap végével is. Év végével történő felmondás esetén az éves beszámoló elkészítése a szerződés és az ÁSZF szerinti feltételekkel a Könyvelő feladata, de ettől közös megegyezéssel a Felek eltérhetnek.

 

13.2        A szerződést bármely Fél írásban közölt rendkívüli felmondással megszüntetheti, amennyiben a másik Fél a szerződésből vagy az ÁSZF-ből fakadó valamely kötelezettségét súlyosan megszegi és ez a kötelezettségszegés a másik fél felszólítása ellenére, az annak megszüntetésére megszabott észszerű határidőn túl is fennáll. A rendkívüli felmondás a szerződéses kapcsolatot azonnali hatállyal szünteti meg. A szerződés rendkívüli felmondásakor a felmondást kezdeményező Fél írásban ad tájékoztatást arról, hogy az együttműködés folyó ügyeit milyen feltételek mellett és milyen ütemezésben szünteti meg. A kezdeményező fél – a rendkívüli felmondás okát mérlegelve – igyekszik az együttműködést úgy lezárni, hogy a másik Fél érdekei csak a felmondás okának súlyával arányban állóan károsodjanak. Amennyiben a Könyvelő részéről történik a rendkívüli felmondás, a felmondást tartalmazó levélben (elektronikus üzenetben) kerülnek rögzítésre a következők:

• a rendkívüli felmondás konkrét indoka;
• utolsó könyvelt (vagy lekönyvelendő) hónap;
• utolsó beadott bevallás időszaka, illetve napja;
• utolsó számfejtett hónap;
• Könyvelőnél nyilvántartott számlatartozás;
• mely hónapokra vonatkozó elkészült könyvelési anyag kerül visszatartásra a könyvelési díj teljes kiegyenlítéséig;
• egyéb, a rendkívüli felmondással kapcsolatos adatok, információk, amelyek a Társaság könyvelésének átadásához kapcsolódhatnak.

 

13.3        A szerződéses kapcsolat a hatályát veszti – az előzőeken túlmenően – az Ügyfél mint Társaság kényszertörlési, végelszámolási illetve felszámolási eljárásának kezdő napjával. Amennyiben a végelszámoló, illetve felszámoló továbbra is a Könyvelő szolgáltatásait kívánja igénybe venni, arra a Felek ismételten szerződést kötnek.